Das elektronische Treuhandbuch für die Bundesländer Niederösterreich, Oberösterreich und Salzburg steht Ihnen in jurXPERT bereits seit 2019 zur Verfügung. Treuhandschaften werden als ERV Eingaben vom Typ Teilnehmerdirektzustellung abgewickelt.
1.Grundeinstellungen
Um die Integration des Treuhandmoduls nutzen zu können sind folgende Einstellungen notwendig (die Einstellungen sind bitte in der beschriebenen Reihenfolge durchzuführen):
Anlegen des Empfängers
Es ist wichtig, die Rechtsanwaltskammern als sonstige Person in XPERT anzulegen und den jeweiligen Anschriftencode zu hinterlegen.
Die Personendaten können aus dem aktuellen Anwaltskatalog übernommen werden.
Rechtsanwaltskammer Niederösterreich: Z200814
Rechtsanwaltskammer Oberösterreich: Z200823
Rechtsanwaltskammer Salzburg: Z200832
Einstellungen in der Konfiguration
Unter Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellung 8 ist die Checkbox Elektr. Treuhandeingabe zu aktivieren. Dadurch scheinen zwei weitere Felder auf, die unbedingt auszufüllen sind: Empfänger Rechtsanwaltskammer und Statut Bundesland.
Durch diese Einstellungen werden in Akten der Kategorie Causenakt die Funktionen für Treuhandschaftseingaben freigeschalten.
Weiters ist unter Einstellungen/Konfiguration/Personen/Seite 2 die Einstellung Personendaten: Ausweisreiter anzeigen zu aktivieren.
Für natürliche Personen als Treugeber (zum Beispiel Geldbereitsteller oder Begünstigte) sind Ausweisdaten notwendig.
Anlegen der Leistung
Eine neue Leistungsdefinition ist unter Einstellungen/Leistungen/Bearbeiten, Sortieren anzulegen. In der Leistungsart Sonstiges können Sie mittels Plus-Icon neue Leistungen anlegen. Hier ist es wichtig, dass im Reiter ERV / jurXpert Übersicht die Schriftsatzoption Treuhandmeldung ausgewählt wird.
Mitarbeiterdaten des Treuhänders
In den Mitarbeiterdaten des Treuhänders ist neben Eingabe des IBANS die Eingabe des BICs und der Kontobezeichnung beim Gebühreneinzugskonto zwingend erforderlich.
Dokumentvorlagen
Seit 01.01.2022 sind ausschließlich die nachstehend bezeichneten Dokumentvorlagen zu verwenden:
•Beilage 3 – Kontoverfügungsauftrag
•Beilage 4 – Änderung des Kontoverfügungsauftrages
•Beilage 5 – Abschlusserklärung des Treuhänders
•Beilage 7 – Informationsblatt Treuhand-Einrichtung
•Beilage 3a – Kontoverfügungsauftrag samt Änderung
Nur für Ihren internen Gebrauch:
•Entwurf Kontoverfügungsauftrag
Aktuelle Dokumentvorlagen hinterlegen
Unter Einstellungen/Konfiguration/Schriftverkehr/Dokumente ist bei Vorlagen für das Aktendeckblatt auszuwählen. Über das Plus-Icon auf der rechten Seite können die neuen Vorlagen – sofern noch nicht vorhanden - hinterlegt werden:
| Hinweis: | Wählen Sie im Windows-Explorer über das Drop-Down rechts unten „Alle Dateien“ aus, falls die oben erwähnten Dateien nicht angezeigt werden. |
Alte Dokumentvorlagen löschen
Die bisherigen Vorlagen können über das Icon Papierkorb 
aus der Auswahl entfernt werden.
Währungssymbol ändern – „€“ ist nicht zulässig
Wenn im Kontoverfügungsauftrag das €-Zeichen verwendet wird, wird die ERV Eingabe zurückgewiesen. Bitte ändern Sie das Währungssymbol unter Einstellungen/Sonstiges/Währung in Dokumenten. Dort ist das Häkchen bei EUR zu setzen:
Stammdaten / Personenanlage
Neue Felder können in XPERT in der rechten Spalte der Personendaten über Rechtsklick - Eintrag erstellen angelegt werden. Es erscheint eine weitere Zeile, in der man links über den „Pfeil nach unten“ das jeweilige Datenfeld auswählen und auf der rechten Seite befüllen kann.
Treugeber (Geldbeisteller, Begünstigte)
Treugeber müssen mit dem Personentyp Mandant angelegt sein. Dabei müssen für natürliche und juristische Personen unterschiedliche Daten zum Teil verpflichtend eingegeben werden.
Natürliche Personen - Pflichtfelder
•Geschlecht/Vorname/Nachname
•Staatsbürgerschaft
•Geburtsdatum
•Geburtsland
•Beruf
•Anschrift
•ISO 3 Land (NEU bei Treugebern)
•Firmensitz (NEU bei Treugebern)
•Wohnsitz (NEU bei Treugebern)
In den Personendaten wurde der „Firmensitz“ in „Firmen-Wohnsitz“ umbenannt und auch für natürliche Personen freigeschaltet.
Weiters sind entweder Ausweisdaten (Ausweisart, Ausweisnummer, Ausstellende Behörde, Ausgestellt am, Ausstellungsland, PDF Ausweiskopie) oder die Firmenbuchnummer bei Ein-Personen-Unternehmen (EPU) einzugeben.
Die Eingabe des Treugebers als Anonym ist NICHT mehr möglich.
Natürliche Personen - optionale Felder
•Titel
•Titel nachgestellt
•Geburtsname
•SVNr
•PEP Status; und
•Kontaktdaten (Tel., E-Mail, Fax)
Natürliche Personen – Ausweiskopie
Bei Erstmeldungen oder Änderung Erstmeldung ist eine Ausweiskopie notwendig, welche im Personenordner zu hinterlegen ist:
Bei den Personen müssen im Reiter „Ausweis“ alle Felder ausgefüllt werden:
Mittels Klick auf den Button „Personenordner“ ist der dort hinterlegte Ausweis zuzuordnen:
Juristische Personen - Pflichtfelder
•Namenszeile 1
•Rechtsform
Hinweis: das Sonderzeichen &(kaufmännisches Und) ist nicht zulässig!
es sollten folgende Rechtsformen verwendet werden:
AG, Einzelunternehmung, Europäische Gesellschaft (SE), EWIV (= Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung), Genossenschaft, GmbH Co KG, GmbH Co OG, GmbH, KG, Körperschaft öR, OG, Privatstiftung, Private Limited Company, Prot. Einzelunternehmung, Stiftung, Verein, Sonstige
•Branche
•Anschrift
•Firmenbuchnummer oder Legitimation
| Hinweis: | Wenn keine Firmenbuchnummer angegeben ist, ist bei Erstmeldungen und bei Änderung Erstmeldung ein PDF zur Legitimation notwendig (rechte Maustaste hinzufügen/löschen) |
•ISO 3 Land (NEU bei Treugebern)
•Firmensitz (NEU bei Treugebern)
•Wohnsitz (NEU bei Treugebern)
Juristische Personen - optionale Felder
•Namenszeile 2
•PEP Status (voreingestellt auf KEIN PEP)
•Kontaktdaten (Tel.,E-Mail,Fax)
Es gibt nun auch eine neue Rolle Drittfinanzierer.
Sonstige Begünstigte
Sonstige Begünstigte (Finanzamt, Pfandrechtsgläubiger), die keine Treugeber sind, sind im Akt als sonstige Personen erfassen.
Standardtext
Natürliche Personen – Pflichtfelder
•Vorname
•Nachname
•Anschrift
Natürliche Personen – optionale Felder
•Titel
•Titel nachgestellt
•Geburtsdatum
•Kontaktdaten (Tel., E-Mail, Fax)
Juristische Personen – Pflichtfelder
•Namenszeile 1
•Anschrift
Juristische Personen – optionale Felder
•Namenszeile 2
•Kontaktdaten (Te., E-Mail, Fax)
Bankinstitut des Treuhandkontos
Das Bankinstitut des Treuhandkontos ist als sonstige Person im Akt zu erfassen.
Bankinstitut – Pflichtfelder
•Namenszeile 1
•Anschrift
Bankinstitut – Optionale Felder
•Namenszeile 2
•Kontaktdaten (Te., E-Mail, Fax)
Pflichtfelder in den Personendaten standardmäßig anzeigen
Die für Treuhandschaften relevanten Pflichtfelder in den Personendaten können standardmäßig wie folgt angezeigt werden: Unter Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellung 19 ist „Informations- und Pflichtfelder für natürliche Personen / Informations- und Pflichtfelder für juristische Personen“ anzuhaken und unter „allgemein“ die jeweiligen Felder auszuwählen. Mit der Auswahl „Sichtbar“ wird das jeweilige Feld bei der Neuanlage aller Personen standardmäßig angezeigt.
Angaben im Akt
Gebühreneinzug
In Treuhandakten muss das Gebühreneinzugskonto zwingend ausgewählt und – sofern nicht vorhanden – um die Kontobezeichnung ergänzt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Akt unter Diverses den Button Einzug an:
Wählen Sie nun das Gebühreneinzugskonto mit Doppelklick aus und ergänzen Sie gegebenenfalls die Kontobezeichnung. Über das grüne Häkchen wird die Auswahl gespeichert.
| Hinweis: | Diese Einstellungen sind unbedingt und in jeder Treuhandschaft zu setzen, damit das entsprechende Konto am Kontoverfügungsauftrag korrekt angedruckt wird. |
Treuhandschaft
Im Aktreiter Akt ist unter Treuhandschaft folgendes zu ergänzen:
Treuhänder (Einzelanwalt!), die TH Laufnr. (Laufnummer aus dem Treuhandverzeichnis des Treuhänders), der Geschäftsfall, der Treuhanderlag und die Währung.
Die Felder Präfix, Status Bundesland, Status Fassung vom, Laufnummer und Jahr werden automatisch befüllt, sobald Rückverkehr eingelangt und dem Akt zugeordnet worden ist.
Bitte beachten Sie:
Der Kontowortlaut darf während der gesamten Treuhandschaft NICHT geändert werden.
Die TH Laufnummer soll (laut Information der Kammern) beim Jahreswechsel nicht rückgesetzt werden.
Treugeber/Begünstigte
Rolle
Die Rollen Geldbereitsteller und Begünstigter sind für Treugeber auswählbar.
Die Rolle Sonst. Begünstigter ist für Begünstigte, die keine Treugeber sind, zu vergeben. Diese sind in weiterer Folge bei der Kontoverfügungsauftragsmeldung und bei einer allfälligen Änderung des Kontoverfügungsauftrags wichtig.
Für das Treuhandkonto gibt es die Rolle Treuhandbank/Konto. Diese darf nur einmal im Akt vorkommen!
Kontodaten / Devisenausländer
Bei den Begünstigten sowie bei Treuhandbank/Konto sind die Kontodaten zu ergänzen. Für den Fall, dass ein Geldbereitsteller auch die Rolle „Begünstigter“ trägt, sind auch hier die Kontodaten zu ergänzen (auch bei Kontoverfügungsauftragsmeldung und Änderung des Kontoverfügungsauftrags von Relevanz).
Bei den Kontodaten sind IBAN und BIC Pflichtfelder! Alle weiteren Felder sind optional zu befüllen.
Hinweis: Der IBAN ist bei allen Konten OHNE Leerzeichen einzugeben.
Bei bereits angelegten Akten könnte es sein, dass der IBAN des Treuhandkontos noch mit Leerzeichen eingegeben wurde. Die Leerzeichen müssen VOR Druck des Kontoverfügungsauftrages entfernt werden!
Mittels rechter Maustaste können die Kontodaten eingetragen, sowie, falls erforderlich, weitere Konten dazu erfasst werden; dies gilt allerdings nicht für das Treuhandkonto. Weiters sind für das Treuhandkonto der Bankname und der Wortlaut nicht notwendig, da der Bankname vom Bankinstitut und der Wortlaut automatisch vom Namen des Treuhänders übernommen werden.
Die Checkbox „Devisenausländer“ ist anzuhaken, wenn es sich um einen Devisenausländer handelt.
| Hinweis: | Die Reihenfolge und die Rollen der Treugeber/Begünstigten dürfen während der gesamten Treuhandschaft (ab Erstellen des Kontoverfügungsauftrages) NICHT mehr verändert werden |
1.Treuhandmeldungen
Sämtliche Meldungen an die Rechtsanwaltskammern werden über die Leistung erstellt, die Sie unter Punkt 1.3. angelegt haben, und über den webERV versendet.
Bitte beachten Sie die nachstehenden Informationen zu den einzelnen Meldungen, insbesondere den Kontoverfügungsauftrag betreffend.
Derzeit sind folgende Meldungen möglich:
• Erstmeldung
• Kontoverfügungsauftrag samt Änderung
• Kontoverfügungsauftrag
• Änderung Kontoverfügungsauftrag
• Berichtsmeldung
• Fristerstreckung
• Abschlussmeldung
Beilage 7 – Informationsblatt samt Auskunftscode
Wie von den Rechtsanwaltskammern gefordert, ist für jeden Treugeber (Geldbeisteller/Begünstigter) ein Informationsblatt samt Auskunftscode zu erstellen, diesem zu übergeben und sich den Erhalt bestätigen zu lassen. Nur mit diesem Auskunftscode erhält ein Treugeber bei der Rechtsanwaltskammer Auskunft über seine vorliegende Treuhandschaft. Zu jeder Person soll nur ein Auskunftscode erstellt werden, welcher für alle Treuhandschaften dieses Treugebers gültig ist.
Der Auskunftscode wird wie folgt generiert:
In der Person des jeweiligen Treugebers ist das zusätzliche Feld „Auskunftscode“ auf der rechten Seite der Personendaten auszuwählen. Hier kann ein selbst gewählter Code eingetragen werden, welcher mindestens 8 Zeichen lang sein und aus mind. 1 Großbuchstaben, 1 Kleinbuchstaben, 1 Zahl und 1 Sonderzeichen bestehen muss. Bitte beachten Sie, dass jeder Code in Ihrer Kanzlei einmalig sein sollte, also nur für eine Person verwendet werden sollte. XPERT prüft automatisch die Gültigkeit des eingegebenen Codes und gibt, falls notwendig, eine Warnung aus. Mittels des 3-Punkte-Buttons kann der Code automatisch generiert werden.
Die Beilage 7-Informationsblatt kann für alle Treugeber/Begünstigte auf einmal oder für jede Person einzeln gedruckt werden.
| Hinweis: | Das Informationsblatt ist nicht mit der Erstmeldung an die Rechtsanwaltskammer zu übermitteln. Es ist nur auf Verlangen der Rechtsanwaltskammer, der Bank oder bei einer Revision vorzulegen. |
Erstmeldung
Bei der Erstmeldung werden die dafür erforderlichen Personendaten automatisch in die Leistung übernommen, wenn sie zuvor korrekt erfasst worden sind (siehe Stammdaten / Personenanlage). Zusätzlich gibt es seit 01.01.2022 drei neue Datenfelder, je nach Erfordernis anzuhaken sind:
•Treuhanderlag enthält Nebengebühren
•Einseitige Treuhandschaft
•Bauträgersache
Kontoverfügungsauftrag
Bitte beachten Sie, dass derzeit (Scenario 2) ausschließlich die Beilage 3 für den Kontoverfügungsauftrag zu verwenden ist.
Beim Druck des Kontoverfügungsauftrages wird ein Validierungscode (Hash-Code) erzeugt, welcher im Akt gespeichert und auf das Formular gedruckt wird. Die Codes im Akt und auf dem ausgedruckten Dokument müssen übereinstimmen (siehe Hinweis, Seite 22).
| Hinweis: | Jede Änderung der Daten im Akt erzeugt einen neuen Validierungscode des Kontoverfügungsauftrages! |
Der Kontoverfügungsauftrag Beilage 3 sollte daher erst gedruckt und unterschrieben werden, wenn ALLE Daten vorliegen und eingetragen wurden. Andernfalls würde nach Änderungen und neuerlichem Druck des Kontoverfügungsauftrages ein neuer Hash-Code erzeugt werden, der dann nicht mehr mit dem auf dem gedruckten (und bereits unterfertigten) KVA übereinstimmt und dazu führt, dass dieser NICHT versandt werden kann. Das Dokument müsste dann von allen beteiligten Personen neuerlich unterschrieben werden.
Mit der Vorlage Entwurf Kontoverfügungsauftrag kann das Formular zur Kontrolle
ausgedruckt werden, ohne dass ein Validierungscode erzeugt wird. Auf dem Dokument ist das Wasserzeichen "Entwurf" hinterlegt, damit es nicht irrtümlich zur Unterschrift verwendet wird.
Durch "Aktualisieren" wird der neu erzeugte Validierungscode auch im Akt richtig hinterlegt:
Der unterschriebene Kontoverfügungsauftrag ist einzuscannen und als PDF-Dokument mittels ERV zu übermitteln.
Hinweis: Das Datum der Unterfertigung ist unbedingt einzutragen!
| Hinweis: | Derzeit (Szenario 2) ist der Kontoverfügungsauftrag noch als eingescannte PDF Datei an die Kammern zu übermitteln. Ab dem Szenario 4 wird der Kontoverfügungsauftrag nur mehr strukturiert übermittelt und das Original in der Kanzlei aufbewahrt; er wird nur mehr auf Anfrage der Kammern oder der Banken an selbige übermittelt werden |
Änderung Kontoverfügungsauftrag
Änderungen der Begünstigten, der Bankverbindungen oder eine nachträgliche Bekanntgabe derselben sind mittels der Änderungsmeldung Kontoverfügungsauftrag mitzuteilen. Eine Begründung der Änderung ist zwingend erforderlich!
Berichtsmeldung
Bei der Berichtsmeldung kann ein Bericht übermittelt werden. Dabei ist ein Berichtstext anzugeben.
Fristerstreckung
Durch die Fristerstreckung kann eine Verlängerung der Frist beantragt werden. Eine Begründung für die Fristerstreckung ist anzugeben.
Abschlussmeldung
Der Rechtsanwalt ist verpflichtet, der Rechtsanwaltskammer das Ende der Durchführung der Treuhandschaft durch die Abschlussmeldung mitzuteilen.
