Für den Bereich Mailzuordnung/Dokumentzuordnung steht weiters der Magic Folder neu zur Verfügung und ergänzt / optimiert die Anwendung Dokument zuordnen und das überwachte Verzeichnis (MagicFolder Dialog)! Voraussetzung für die Mailzuordnung ist die Nutzung des Microsoft Outlook.
Je nach Konfigurationseinstellung werden die ein- und ausgehenden Mails und beispielsweise auch gescannten Dokumente im MagicFolder neu tabellarisch aufgelistet. Dadurch öffnet sich nicht pro Datei das ursprüngliche "Dokument zuordnen"-Fenster (Dialog), sondern der "MagicFolder neu".
In diesem jeweils benutzereigenen "Magic Folder neu" haben Sie dann die Möglichkeit Dokumente einzeln oder gesammelt – mit nur wenigen Mausklicks – dem entsprechenden Akt zuzuordnen! Durch wiederum einfache Konfigurationseinstellungen werden sogar bereits "bekannte" Dokumente, wie etwa durch der im Dateinamen hinterlegten Aktenzahl oder der Dokumentnummer (DokNr) (siehe auch die Funktion "Emailverkehr anhand der DokNr nachverfolgen") gleich dem jeweiligen Akt zugeordnet. Diese werden im MagicFolder neu "grün" angezeigt und sind dann nur noch mit einem Mausklick in den Akt zu übertragen.
Gescannte Dokumente für die weitere Verwendung des Archivierens in Archivium werden beispielsweise definierte Post- und Prefixe im Dateinamen erkannt und dadurch bei der Abarbeitung der Dokumente in den konfigurierten Unterakt mit der entsprechenden (UAR-)Leistung gesetzt.
Notwendige Einstellungen
In der Konfiguration/Schriftverkehr/Mail/Fax-Zuordnung Outlook bei eingehenden und ausgehenden Mails den benutzerdefiniert den Quellordner hinzufügen. Für die Nutzung des MagicFolder neu ist die Quellordner-Überwachung ebenfalls zu aktivieren, ansonsten kann die Übertragung in den MagicFolder neu nicht funktionieren.
Durch Aktivierung der Quellordnerüberwachung wird weiters die Eingabe-Möglichkeit von Domains aktiv, welche bereits durchgestrichen – somit zum Löschen markiert – im MagicFolder neu gelistet werden oder aber welche erst gar nicht im MagicFolder neu gelistet werden sollen.
Interne Mails, welche anhand der eigenen Email-Domäne von notarXpert erkannt werden, werden im MagicFolder neu, der betroffenen Kanzleimitarbeiter (Email-Empfänger), in Grau gelistet, sobald dieses von einem Mitarbeiter einem Akt / einer Leistung zugeordnet wurde. Somit sollen Doppelverspeicherungen des identen Mails vermieden werden.
Unter "folgende Domains im MagicFolder listen und zum Löschen markieren" wäre hier das Anwendungsgebiet etwa die Domain der Kanzlei, wenn man hier und da interne Mails verspeichern/verzeichnen möchte ein Anwendungsgebiet. Die internen Mails werden bereits zum Löschen gelistet und in Grau dargestellt.
Bezüglich der Option "folgende Domains nicht im MagicFolder listen" wird hingegen nicht empfohlen, sehr allgemein gehaltene Domains wie gmail.com, gmx.at usw. zu exkludieren, da dann die Gefahr groß ist, dass Mails nicht gelistet werden, die eigentlich für die Verarbeitung herangezogen werden möchten.
Unter Konfiguration/Benutzereinstellungen pro Mitarbeiter ist ein "zu überwachendes (Dokument-) Verzeichnis" (= Magic Folder) einzusetzen. Wir empfehlen den Scans-Ordner - also der Dateiordner, in welchem die gescannten Dokumente automatisch gespeichert werden - und die für die weitere Verwendung in notarXpert z. B. für ERV-Eingaben, zu archivierende Archivium-Dokumente oder aber auch für die Zuordnung des täglichen Posteingang. Weiters kann dieses zu überwachende Verzeichnis beispielsweise in Verbindung zu Benutzergruppen oder bei verschiedenen technischen Standorten/Netzwerken verwendet werden.
Man kann zusätzlich zum "überwachten Verzeichnis" in der Benutzereinstellung 1 ein weiteres benutzerdefiniertes zu überwachendes Verzeichnis – Sekundärer MagicFolder – in der Benutzereinstellung 23 hinterlegen. Dokumente, die im sekundären MagicFolder gespeichert werden, werden ebenfalls im MagicFolder neu zwecks Weiterverarbeitung eingetragen. Beispielsweise könnte dies ein Mitarbeiter-spezifische Ordner sein.
Benutzereinstellung 5: In diesem Bereich definieren Sie, in welches Element das zugeordnete Dokument übertragen werden soll: Direkt in den Akt, ins Leistungserfassungsblatt, oder aber, dass keine Leistungszuordnung gesetzt werden soll. Im letzten Fall wird lediglich das zugeordnete Dokument ins Dokumentenarchiv des selektierten Aktes gespeichert.
In der Benutzereinstellung E-Mails 1 (m1) definiert man den Emailbetreff für aus notarXpert heraus zu erstellende Emails. In diesem Bereich ist besonders, entweder die Hinterlegung der Aktenzahl oder der Dokumentnummer, zusätzlich zur Eingabe des Aktbetreffs oder der Aktbeschreibung, vorteilhaft, da dadurch eine automatisierte Zuordnung bei Antwort-Mails erfolgt. Die Eingabe der Kürzel und der Reihenfolge sollte sich grundsätzlich nach der Bearbeitungsweise der Kanzlei richten. Ist die Konfiguration mit einem grauen Häkchen hinterlegt, wird standardmäßig der Aktbetreff und die Dokumentnummer als Mailbetreff herangezogen.
Durch Verwendung der Aktenzahl können Sie einfach z. B. in Outlook nach der Aktenzahl den Mailverkehr suchen. Durch Angabe der Dokumentnummer (Kurz: DokNr) besteht in notarXpert die Möglichkeit der Emailverfolgung und der schnellen Aktzuordnung.
TIPP: Werden Mails außerhalb notarXpert erstellt, ist es ratsam, die Aktenzahl manuell in den Emailbetreff in eine [eckige Klammer] zu setzen, um in der weiteren Verarbeitung in notarXpert eine automatisierte Akt-Zuordnung zu erzielen.
Um den Magic-Folder neu mit wesentlich mehr Möglichkeiten nutzen zu können, ist dafür in der Benutzereinstellung 20 der "Magic Folder neu" zu aktivieren. Wobei man hier getrennt eine Einstellung für Mails und die restlichen Dokumente (etwa eingescannte Urkunden) vornehmen kann. Aktiviert man auch den MagicFolder-Cache für Mails, ist eine manuelle Zuordnung durch Drag`n´Drop oder die Quellordner-Überwachung nicht mehr notwendig, sondern werden dann die eingehenden und ausgehenden Mails im MagicFolder neu gesammelt, zwecks Zuordnung.
Unter Einstellungen/Konfiguration/E-Mails 2 (m2) besteht weiters die Option, benutzerdefiniert einzustellen, mit welchem Status eingehende und ausgehende Mails versehen werden sollen. Dieser Status ist ebenfalls im MagicFolder neu in einer gesonderten Spalte sichtbar, um Ihnen das Arbeiten zu vereinfachen.
Sie können unter Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellung 28/ Fokussiertes Feld in der MagicFolder-Bearbeitungsmaske auf jedes beliebige Feld der Bearbeitungsmaske (wie beispielsweise Dokumentart, Mitarbeiter, Dateinamen, usw.) einstellen und somit standardmäßig festlegen, welches Feld, bei der Dokumentzuordnung über den Magic Folder, fokussiert wird.
In der Bearbeitungsmaske Dokument zuordnen (Magic-Folder) liegt der Fokus auf dem in der Einstellung selektierten Feld. In unserem Beispiel haben wir den Fokus auf das Feld Ordner gesetzt.
Unter Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellung 24/Neu eingelangte Dateien in MagicFolder nicht automatisch anhaken werden die sich im MagicFolder neu befindlichen Dokumente standardmäßig nicht angehakt. Wird die Datei jedoch mit den erforderlichen Daten versehen und ist diese somit für das Übertragen vorbereitet und in grün, wird das Häkchen automatisiert gesetzt.
Diese gesamten Einstellungen sind mit dem Häkchen 
zu speichern.
Weiters muss - für die Nutzung des MagicFolders neu - über die notarXpert Menüleiste Sonstiges/Definiertes Verzeichnis überwachen pro verwendenden User die Funktion aktiv gesetzt werden.
Diese Option bewirkt, dass das Pop-Up-Fenster bei eingehenden/ausgehenden Mails oder z. B: gescannten Dokumenten in den Vordergrund tritt. Man kann dennoch ungehindert weiterarbeiten. Wenn man sich nicht gleich um die Dateien kümmern kann, kann das Fenster einfach ignoriert oder mit dem Schließen-Button geschlossen werden.
Wenn man zu einem späteren Zeitpunkt die Dateien zuordnen möchte, wählt man über Menüleiste/Sonstiges/Dokument zuordnen (MagicFolder). Es öffnet sich dadurch die Überwachtes Verzeichnis-Maske.
Mit Zuordnen gelangt man jeweils in die Magic Folder neu/Dokument zuordnen-Tabelle.
