Grüne Eintragungen sind komplett mit den für die Übertragung erforderlichen Daten ergänzt und werden diese gleich mit dem Häkchen zwecks Übertragung in den Akt markiert.
Graue Eintragungen sind interne (bereits durch einen anderen Mitarbeiter zugeordnete) Dokumente.
Bei pinkfarbenen Akt-Eintragungen handelt es sich um bereits archivierte Akte.
Schwarze fettgedruckte Eintragungen - es handelt sich um ein noch nicht gelesenes Dokument
Schwarze Einträge – ein gelesenes Dokument, welches noch keinem Akt zugeordnet wurde.
Begriffserklärung der Spalten
Grüner Pfeil - Eingehende Email
Roter Pfeil – ausgehende Email
Dokumentsymbol - Durch Doppelklick auf das Symbol öffnet sich das Dokument.
Dateiname – entweder Dateiname oder Email-Betreff
Datum – Datum des Dokuments / Email
Von – bearbeitende Person
Für – zugeordnete Person
Akt – rechte Maustaste Akt zuordnen. Ein bereits zugeordneter Akt ist sichtbar eingetragen und lässt sich auch mittels Doppelklick öffnen.
Priorität – mit dieser Option wird grundsätzlich und beispielsweise auch einer dieser Datei zugeordneten Person die Wichtigkeit des Dokuments angezeigt.
Notiz – mit dieser Option wird eine Notiz erfasst. Dies ist auch dienlich, wenn man die Datei einer anderen Person zuordnet, wichtige Informationen zu vermitteln.
Frist – eine Frist kann erfasst werden. Wurde zuvor ein Akt zugeordnet, werden dessen Daten im Kalendereintrag widergespiegelt.
Status – Der Dokumentstatus der Datei ist gleich erkennbar.
Eigene Leistung - Hat ein Eintrag etwa die Checkbox eigene Leistung abgehakt, so ist beabsichtigt nur das Dokument und keine Leistung zu verspeichern. In dem Fall muss lediglich eine Aktzuordnung erfolgen, damit der Eintrag grün, also für die Aktübertragung komplett, wird.
Ist die Checkbox eigene Leistung hingegen beim Eintrag gesetzt, dann ist mittels Kontextmenü die Option Dokument/Leistung bearbeiten zu verwenden, um eine Dokumentart bzw. Leistung zu wählen, damit dann alle notwendigen Daten erfasst und der Eintrag grün werden kann.
Ob die Checkbox eigene Leistungen standardmäßig angehakt ist, ist in der Benutzereinstellung 5 der Konfiguration bei Dokumentzuordnung (Magic-Button/Folder): Leistungen erstellen mit den Optionen im Akt, im Leistungserfassungsblatt oder eben Keine Leistung einzustellen. Ist also im MagicFolder neu die Option eigene leistung aktiv und ist dennoch gewünscht, nur die Datei zu speichern, kann die Funktion durch Entfernung der Checkbox geändert werden.
Absp. – anhängende Email Dokumente werden erkannt und durch die Option Absp.alten gemäß Einstellungen/Konfiguration/E-Mails 1 (m1)/Voreinstellung Aktunterordner für abgetrennte Email-Anhänge (eingehende Mails) und E-Mails 3 (m3)/Voreinstellung Aktunterordner für abgetrennte Email-Anhänge (ausgehende Mails) in den entsprechenden Unterakt gespeichert. Ist kein Unterakt definiert, werden die Anhänge abgetrennt im Dokumentenarchiv – unter Beachtung der Dokumentart – verspeichert.
Ist das Abtrennen der Mail-Anhänge nicht gewünscht, ist zum MagicFolder neu-Eintrag das Häkchen zu entfernen.
Leistung öffnen - Durch den MagicFolder neu werden anhand der hinterlegten Aktdaten u.a. Leistungen generiert und diese dem entsprechenden Akt automatisch zugeordnet.
Da manchmal im Anschluss die Notwendigkeit des Öffnens der Leistungsmaske z. B. für das Erfassen von Barauslagen besteht, steht die Funktion des Öffnens der Leistung über die Spalte "Leistung öffnen" zur Verfügung. Diese dient zum Überblick der gesetzten Aktion.
Die Werte der Spalte Leistung öffnen werden befüllt, sobald in der Leistung/Dokument bearbeiten-Maske die Option Leistung nach dem Zuordnen öffnen aktiviert wird.
Um die optimale Funktion zu gewährleisten, ist es Voraussetzung, die Option "eigene Leistung" ebenfalls zu setzen.
Das Resultat ist, dass sich nach Zuordnen der Dokumente weiters die entsprechend eingestellte Leistungserfassungsmaske öffnet (in unserem Beispiel die große Maske), um weitere Einträge die in der oben gezeigten Maske nicht bereits eingegeben werden können, zusätzlich setzen zu können. Dazu zählen unteranderem eben nicht am Leistungskürzel hinterlegte Barauslagen oder Abänderung der Menge bzw. Werte der voreingestellten Barauslagen, die Änderung der Verrechenbarkeit durch Veränderung der verrechenbaren Zeit (Min V.) oder das Setzen der Eigenschaft intern, tarifliche Änderungen bzw. das Hinzufügen weiterer Mitarbeiter.
In den meisten Fällen werden die Standardwerte der Leistung(-sdefinition) ausreichen und es muss daher die Checkbox "Leistung nach dem Zuordnen" nicht gesetzt werden – auch im Falle von UAR-Leistungen ist das zumeist nicht notwendig, da sich die spezielle Maske für Urkunden auch unabhängig von dieser Checkbox beim Abarbeiten öffnet.
Ist in der Leistungsdefinition eine Frist definiert, so wird im MagicFolder beim Leistung/Dokument bearbeiten erfassen im Anschluss das Fristfenster geöffnet und ist diese dann in der Spalte Frist sichtbar.
Begrifferklärung des Kontextmenüs
Anderen Mitarbeiter zuordnen
Es besteht die Möglichkeit ein Dokument einem anderen Mitarbeiter über diesen Bereich zuzuordnen. Dieses Dokument wird dann nach Änderung des Users in dessen Magic Folder neu sichtbar, um es weiter bearbeiten zu können.
Dokumentstatus
Über diesen Bereich kann das Dokument mit einem anderen Status versehen werden.
Akt zuordnen
Der Akt wird entweder über die Aktsuch-Funktion oder über die zuletzt bearbeitenden Akten ausgewählt.
Aktzuordnung löschen
Eine bestehende Aktzuordnung wird entfernt.
Dokument/Leistung bearbeiten
Durch diese Option werden alle notwendigen Daten in einem Workflow in den entsprechenden Masken befüllt, um in nur einem Arbeitsschritt alle Daten zu diesem Dokument zu setzen, um den dann grünen Eintrag in den Akt zu übertragen. Wie zum Beispiel einen (anderen) Mitarbeiter zuzuordnen, das Dokument in einen bestimmten Akt zu speichern und eine Leistung nebst Zeitangabe zu diesem Dokument zu erfassen.
Eingehende und ausgehende Mails werden erkannt und gemäß Konfiguration die entsprechenden Leitungskürzel gesetzt. Wird im entsprechenden Feld ein anderes Leistungskürzel eingegeben, welches in der Konfiguration zu einer Dokumentart zugeordnet wurde, wird auch die entsprechende Dokumentart in das entsprechende Feld richtig eingetragen und somit auch die Datei im definierten richtigen Akt-Unterordner gespeichert.
Dokument löschen
Das zum Löschen selektierte Dokument ist mit einem 
in der entsprechenden Spalte gekennzeichnet.
Notiz erfassen / bearbeiten
Zum markierten Dokument wird eine Notiz erfasst, die entweder für einen anderen zugeordneten Mitarbeiter sichtbar wird oder gleich in die Leistung übernommen wird.
Frist erfassen / bearbeiten
Zum markierten Dokument wird ein Kalendereintrag erfasst.
Alle anhaken
Alle im MagicFolder neu aufgelisteten Dokumente werden angehakt.
Angehakte Dateien werden für die Übertragung in den Akt herangezogen. Sind die Einträge mit den notwendigen Daten bereits ergänzt, wird das Dokument in "Grün" angezeigt und sind bei diesem keine weiteren Angaben zwecks Zuordnung notwendig. Bei nicht-grünen selektierten Einträgen öffnet sich beim Übertragen des Dokumentes das gewöhnliche "Dokument zuordnen"-Fenster zwecks Ergänzung der weiteren erforderlichen Angaben des Dokumentes.
Alle abhaken
Alle im MagicFolder neu aufgelisteten Dokumente werden abgehakt.
Abgehakte Dokumente werden von der Übertragung ausgelassen. Sie bleiben weiterhin im MagicFolder neu sichtbar.
Dokumentvorschau
Über die Dokumentvorschau, welche über das Kontextmenü aktivierbar ist und über das notarXpert-X als Standard abspeicherbar ist, erhält man - ohne parallel dazu das Dokument/Email selbst öffnen zu müssen - Einsicht auf das zu bearbeitende Dokument.
•unten verankern (Dokumentvorschau befinden sich am unteren Ende des Dokumentenarchives)
•rechts verankern (Dokumentvorschau befinden sich auf der rechten Seite des Dokumentenarchives)
•entkoppelt (das Dokumentenarchiv ist getrennt vom Dokumentenarchiv)
In der Dokumentenvorschau kann wiederum mit dem Shortcut Strg+M in den E-Mail-Anhängen navigiert werden.
Weitere Spalten einblenden/Ansicht speichern
Über den drei-Punkt-Button besteht die Möglichkeit, die Ansicht um weitere Spalten zu ergänzen. Über das notarXpert-X kann man die gewünschte Einstellung speichern. So steht der Eintrag Ziel Unterordner beispielsweise für die Angabe der durch die Dokumentart in der Konfiguration hinterlegte Unterordner.
Ausgehende Mails
Wird ein E-Mail nicht aus notarXpert heraus versandt (E-Mail senden), wird dieses im MagicFolder neu zur Zuordnung angezeigt. Ausgehende Mails werden im MagicFolder neu mit dem Icon 
in fettgedruckt und mit dem zum Übertragen gesetzten Häkchen gelistet.
Eingehende Mails
Eingehende Mails, beispielsweise als Antwort auf ein aus notarXpert versandtes Mail, werden anhand der eingetragenen DokNr/AZ erkannt und wird dieses bereits mit der für die Zuordnung notwendigen im entsprechenden Feld "AZ" versehen und in Grün im MagicFolder neu eingetragen. Ist keine Zuordnung erkennbar, wird dieses ebenfalls fettgedruckt und zum Übertragen in den Akt angezeigt.
Tipp:
Wird ein Email aus notarXpert heraus erstellt, ist es sinnvoll die Möglichkeit des automatisch generierten Email-Betreffs (Aktenzahlung/DokNr) in der Konfiguration Benutzereinstellung 16 zu nutzen, da dadurch die Email-Nachverfolgung, die Emailzuordnung in Verbindung mit dem MagicFolder neu und die "Akt"-Erkennung funktionieren kann.
Dokumente
Wird beispielsweise der Scan-Ordner als Überwachtes Verzeichnis in notarXpert verwendet, werden hier alle gescannten Dokumente bsw. mögliche Posteingänge oder "Archivium-Dokumente" im MagicFolder neu zwecks weiterer Verarbeitung aufgelistet.
Emails die direkt aus notarXpert, wie im Punkt Email senden/Leistung verspeichern beschrieben, gelangen nicht mehr in den neuen Magic-Folder, damit keine Dubletten erzeugt werden. Weiters werden Emails/Dokumente, welche über DragnDrop ins notarXpert zugeordnet werden, ebenfalls nicht nochmals im MagicFolder neu eingetragen.
Anhand der aktivierten Dokumentvorschau ist zu erkennen, um welches Dokument es sich handelt, ohne das Dokument zuvor öffnen zu müssen.
Möchte man ein Antwortmail über das Kontextmenü, Eintrag "Dokument/Leistung bearbeiten" zuordnen, öffnet sich eine "Zuordnungsmaske". Es wird erkannt, dass es sich um eine Mail handelt (Dokumenttyp) und werden durch die Dokumentart - aufgrund der Konfigurationsvoreinstellungen - sämtliche Felder bereits befüllt - wodurch auch der Eintrag in der Liste des Magic-Folder neu grün eingefärbt ist. Das bedeutet, dass dieser Eintrag bereits durch keine weitere Interaktion automatisch verarbeitet werden muss. Natürlich kann hier aber etwa der Dateiname abgeändert oder ein anderer Ordner gewählt bzw. bei der gleichzeitigen Erfassung einer Leistung der Text bzw. die Zeiten manipuliert werden. Weiters besteht hier die Auswahl eines anderen Leistungserbringer, als den des Leistungserfassers.
Bei bereits archivierten Akten wird die Aktenzahl bzw. Aktbeschreibung zusätzlich in Pink angeführt. Durchgestrichene Eintragungen sind entweder vom User zum Löschen markiert worden (Dokumente im Magic-Folder werden dann tatsächlich gelöscht, die Mails hingegen bewusst nicht aus Outook) oder Mails die an oder von Domains gehen/kommen, welche in der Konfiguration ausgeschlossen wurden. Sobald man mit der Dokument/Leistungszuordnung fertig ist, startet man die Übertragung in den Akt über das grüne Häkchen. Hierbei werden alle "angehakten" Dateien herangezogen.
Alle grünen Einträge werden nun in die Akten verspeichert und wenn eingestellt die Leistungen automatisch erfasst. Es öffnet sich diesen kein weiteres Dialog-Fenster. Bei allen andern Einträgen geht entweder wie bisher der Magic-Folder-Dialog auf und/oder die Leistungsmaske.
Im Falle einer Leistung für das Urkundenarchiv (UAR-Leistung) geht dann aber auch bei grünen Einträgen beim Abarbeiten pro Urkunde die Maske für das Erfassen der notwendigen Daten auf – ebenfalls wenn eine Frist hinter der Leistung hinterlegt ist.
Bei allen Einträgen die nicht grün markiert sind (also noch Daten fehlen) und die Checkbox der ersten Spalte für die Abarbeitung aktiv sind, kommt nach Betätigen des Häkchens dann pro Eintrag die jeweilige Maske, um die Daten abzufragen. Bei fehlender Aktzuordnung wird etwa der Magic-Button-Dialog bzw. die eingestellte Leistungsmaske geöffnet. Diese Vorgehensweise macht dann Sinn, wenn man beim jeweiligen Eintrag Optionen nutzen möchte, welche in der absichtlich sehr kompakt gehaltenen Maske unter "Dokument/Leistung bearbeiten" nicht zur Verfügung stehen. Etwa wenn man bei eingehenden Mails mit Anhängen, diese in div. Unterordner aufteilen möchte oder bei speziellen Anwendungen der Versionierung nutzen möchte.
=> fast alle Einträge können bereits in der Liste des MagicFolder neu mit Daten ergänzt werden und werden dadurch grün und können dann in einem Schritt verarbeitet werden.
In Summe können also künftig einlangende Mails und Dokumente in diesem quasi elektronischen zentralen Posteingang (pro User) deutlich rascher und lückenlos abgearbeitet werden (siehe Beschreibung Kontextmenü) – Das gilt auch für Mails die nicht zuvor direkt aus notarXpert erzeugt bzw. verspeichert/verzeichnet wurden – etwa für Antworten auf Mails direkt in Outlook, oder Mails die neu im Outlook erstellt wurden.
Sonstiges:
Dokumente, welche bereits über Drag&Drop ins notarXpert zugeordnet worden sind, werden von der Auflistung im Magic Folder neu ausgeschlossen, um Doppelverspeicherungen zu verhindern.
Eintragungen die mit dem 
zum Dokument löschen und dem 
zum Aktion durchführen gekennzeichnet sind, kann man während dem Workflow über den Aktualisieren-Button aus der Ansicht entfernen, um danach die weiteren Dokument abzuarbeiten.
Auch durch Bestätigen des Häkchens werden diese Einträge gelöscht, unabhängig davon, ob ein Akt oder eine Leistung (also grüner Eintrag) dazu hinterlegt ist.