Die Option Leistung zum Mail erfassen bewirkt das Abspeichern der Email-Datei (mit den Sendedaten!) und die automatische Erfassung einer (Mail)-Leistung im Akt, sodass auf keine Leistung eines versendeten Mails mehr vergessen werden kann.
Über jeden Funktions-Eintrag Email senden eines Kontextmenüs bspw. einer Aktperson, über das Dokumentenarchiv, über die Option Dokumente mittels Emails senden aus der Leistung heraus oder über die Option Dokumente konvertierten und mittels Email versenden wird über die optimierte Anwendung Email verspeichern / Leistung erfassen im Anschluss je nach Nutzungsbereich eine Leistung erfasst und die Email im Akt verspeichert.
In der bereits bekannten Maske besteht die Möglichkeit über die Kontextmenüs (rechte Maustaste) der einzelnen Zeilen weitere Empfänger oder weitere Anlagen (Es kann auch außerhalb notarXpert navigiert werden!) einzusetzen.
Die Versandart kann entweder per rechter Maustaste (Kontextmenü) in TO, CC, BCC oder mit folgenden Shortcuts geändert werden:
•T = TO,
•C = CC und
•B = BCC.
Das Bearbeiten eines Empfängers funktioniert mittels Shortcut Strg+B. Dadurch werden die Email-Daten des Empfänger sowie Versandart angezeigt.
Durch die Option Email in Akt verspeichern wird lediglich das Email im Dokument-Archiv gespeichert und zusätzlich ist auch eine Leistung zum Mail zu erfassen, wenn beispielsweise außerhalb der Leistungserfassung ein Mail erstellt wird.
Optionen:
Email in Akt verspeichern / Leistung zum Mail erfassen: Werden interne Mails/Hyperlink versendet, deaktivieren sich die Häkchen bei beiden Optionen. Weiters sind die Häkchen bei Emailadressen die in der Konfiguration zu den auszuschließenden Domains gehören ebenfalls nicht gesetzt. Dies ist natürlich dennoch manuell setzbar!
Frist erfassen: Diese Funktion gibt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit eine Frist zum E-Mail zu erfassen, egal ob auch zusätzlich gleichzeitig eine Leistung erfasst werden soll. Die Checkbox Frist erfassen ist automatisch angehakt, wenn ein Leistungskürzel gewählt ist, welches in der Leistungsdefinition eine Frist hinterlegt hat.
Ist die Checkbox Frist erfassen selektiert, wird das versendete E-Mail nun zusätzlich direkt mit der erfassten Frist verknüpft und ist dadurch sowohl im Akt, als auch in der Fristenliste ersichtlich und kann hier einfach und schnell mit Doppelklick geöffnet werden:
Mitarbeiter: Es besteht die Möglichkeit der Selektierung eines gewünschten Mitarbeiters. Standardmäßig ist der eingeloggte User eingetragen. Sollte ein anderer Mitarbeiter als Leistungserbringer erfasst werden, wird natürlich auch dessen Stundensatz übernommen.
Dateiname/Dokumentordner: Aus allen Bereichen der möglichen Emailversendung besteht durch nachträgliches Eintragen von Empfänger-Personen die Generierung des Leistungstextes und des Dateinamens (wenn z.B. eine Mail aus Dokumentenarchiv versendet wird). Die Konfigurationseinstellungen müssten entsprechend gesetzt sein.
Leistungskürzel: Durch entsprechende Setzung in der Konfiguration wird das Leistungskürzel standardmäßig angezeigt und mit Tab übersprungen. Sollte mehrere Leistungskürzel hinterlegt sein, so kann über die F1-Funktion das entsprechend gewünschte Kürzel eingesetzt werden.
In der Konfiguration/E-Mails 1 (m1) ist es auch in diesem Fall möglich, dennoch ein Standardkürzel zu hinterlegen. Aktivieren Sie die Option Standardkürzel für ausgehende Mails (wenn aus Akt erstellt) und platzieren Sie den Cursor in das Eingabefeld. Danach gelangen Sie mit der Funktionstaste F1 zur Leistungskürzelauswahl für die Dokumentart Mail-ausgehend. Wählen Sie das gewünschte Kürzel für den Vorschlag und speichern Sie die Änderung mit dem Häkchen, rechts unten im Konfigurationsfenster.
Tatsächliche Minuten werden aufgrund einer evtl. bestehenden Leistungsdefinition hinzugefügt und sind änderbar oder auch manuell eingebbar.
Auch in diesem Bereich ist selbstverständlich die Abfrage-Funktion der persönlichen Anrede und des Akt-/Personenbetreffs integriert.
Der Anredetext für Anwältinnen, Anwälte oder Partnerschaften (definierbar unter Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellungen 10/Einstellungen für Briefe an Anwälte) wird ebenfalls im Zuge der Erstellung von E-Mails angeboten.
Sodann wird nach Bestätigen der Maske mit dem Häkchen ein Outlook-Mail erstellt. Je nach Konfigurationseinstellung ist, spätestens im Outlook-Emailbetreff, nun eine Dokumentnummer (DokNr) ergänzt, welche nicht zu löschen ist, da dann die Rückschreibung der Daten für die Nachverfolgung nicht mehr funktionieren kann!
Es öffnet sich keine weitere Bestätigungsmaske, sondern wird ohne Rückfrage gespeichert. Weiters werden die Mails die aus dieser Anwendung heraus versandt werden auch nicht im MagicFolder neu gelistet, um eine Doppelverspeicherung zu vermeiden!
RESULTAT
