Durch dieses Feature wird nachverfolgt, welche E-Mails zu einer "Konversation" gehören.
Wichtig dafür ist, dass in dem Mail-Betreff die Dokumentnummer angezeigt wird und als erste Zahl im "Betreff" eingetragen ist. Diese Einstellungen werden durch Options-Aktivierung unter Konfiguration/E-Mails 2 (m2)/Email-Betreff ändern gesetzt.
Begriffserklärung
•%REFERENZ% = Betreff in E-Mail
•%DOC% = fortlaufende Dokumentennummer
Um eine Konversation nachzuverfolgen gehen Sie wie folgt vor:
Über eine Leistung erstellen Sie ein E-Mail mit Angabe der unten markierten Bereiche:
Hierbei muss die Option "Vorlage als Mailinhalt verwenden" angehakt sein, damit ein E-Mail in Outlook erstellt und der Text als Mailtext eingefügt wird.
Im nächsten Fenster ist die Option "E-Mail in Akt verspeichern" zu aktivieren. Die Dokumentnummer im Dateinamen darf nicht geändert oder entfernt werden.
Wenn Sie nun eine Antwort auf Ihr gesendetes Mail erhalten und dieses auf den Magic Button ziehen, öffnet sich folgendes Fenster, mit den bereits in notarXpert bekannten Aktdaten anhand der Zuordenbarkeit der Dokumentnummer:
Durch Bestätigen des Häkchens wird das Email in den entsprechenden Akt gespeichert.
Im Dokumentenarchiv des Aktes können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die "Dokumentvorschau" auswählen, falls diese bei Ihnen nicht voreingestellt sein sollte.
In diesem Beispiel ist die Dokumentvorschau rechts verankert.
In der Dokumentvorschau haben Sie nun 4 Reiter sichtbar: Vorschau, Metadaten, Versionen und E-Mailanhänge.
Wählen Sie nun eine E-Mail aus der Konversation aus und in der Dokumentenvorschau den Reiter "E-Mailanhänge" und hier über das Kontextmenü "Alle Dokumente des E-Mailverkehrs anzeigen":
Es werden nun alle E-Mails die zu dieser Konversation gehören aufgelistet.
