Die Möglichkeit des Beantwortens und des Weiterleitens eines sich in notarXpert befindlichen Mails bietet den Vorteil, der Speicherung des Mails im Dokumentenarchiv des Aktes und der Verknüpfung zu einer Leistung, in einem automatisierten Arbeitsschritt. Durch die gleichzeitige Zuordnung des Mails in notarXpert erhalten Sie eine transparente Übersicht des Schriftverkehrs und müssen diese Dateien nicht zusätzlich manuell zuordnen. Weiters ist der Emailverlauf auch besser nachzuvollziehen.
Die Anwendung des Weiterleitens und Beantwortens ist auf Basis der alltäglichen Outlook Anwendung gestützt.
Anwendung
Im Aktreiter Leistungen, im Leistungserfassungsblatt und im Workflowmanager wird das verbundene EMail zu der markierten Leistung und im Aktreiter Dokumentenarchiv das markierte Email jeweils über den Kontextmenüeintrag (Dokumentenarchiv= Sonstiges)/EMail weiterleiten oder Auf Email antworten weitergeleitet oder beantwortet. Die beiden Einträge sind nur dann im Kontextmenü sichtbar, wenn die markierte Leistung/das markierte Dokument eine, für die Weiterleitung oder Beantwortung, geeignete ist (also wenn es sich dabei um ein Email handelt).
Emails, die im Workflowmanager, lediglich als Dokument (und somit keinen Leistungsbezug hat) angezeigt werden, können ebenfalls beantwortet/weitergeleitet werden. Auch Emails aus Zeitabschnitten können in der Form bearbeitet werden.
Daraufhin öffnet sich die bereits bekannte Maske der Emailsendung und gleichzeitiger Aktverzeichnung. Es besteht die Möglichkeit die Felder zu bearbeiten und Emailempfänger hinzuzufügen. Die Attachments in dem weiterzuleitenden Email werden hier ebenfalls aufgelistet und können bearbeitet werden. Die Funktion Auf Email antworten bietet die Optionen an den Absender oder Allen zu antworten.
Durch die Anwendung der Aktverzeichnung wird das versandte EMail in den Akt gespeichert und bei Wunsch auch mit einer Leistung verknüpft.
Email weiterleiten
•über Leistung
•über Dokumentenarchiv
Email beantworten
•über Leistung
•über Dokumentenarchiv
