Feld Mitarbeiterkürzel bei Metadaten
In den Metadaten eines Dokumentes bei den Feldern hinzugefügt von und hinzugefügt für ist es auch möglich, im Feld Mitarbeiterkürzel gleich das Kürzel eines Mitarbeiters anzuführen, um diesem somit das Dokument beispielsweise zur weiteren Bearbeitung zuzuordnen.
Vordefinierbarer Metadateneintrag hinzugefügt für
Der Metadateneintrag hinzugefügt für kann benutzerspezifisch für Dokumente, die einem Akt hinzugefügt werden, für einen Federführer voreingestellt werden:
Die Voreinstellung können Sie unter Einstellungen/Konfiguration/
Benutzereinstellungen 29 vornehmen.
Metadaten zuweisen
Dokumente, welche direkt bzw. von außerhalb in die Ordnerstruktur abgespeichert werden, haben ebenfalls Zusatzdaten bzw. Metadaten (z. B. Dokumentnummer). Sollte sich, aus welchem Grund auch immer, im Dokumentenarchiv ein Dokument ohne Metadaten befinden, so besteht diesbezüglich die Möglichkeit, diesem Dokument im XPERT Dokumentarchiv über das Kontextmenü/Sonstiges/Metadaten zuweisen eine Dokumentnummer (die höchste verfügbare) und somit Metadaten zuzuweisen bzw. als Version zu einem bestehenden Dokument mit Metadaten zu hängen. Die Anwendung ist, dass ein Dokument etwa über den Windows-Explorer bzw. Office Speichern unter in den Akt gelangt ist, wodurch natürlich keine Metadaten vergeben werden. Das kann man durch diese Option nachholen.
Das funktioniert auch für ein Dokument, welchem bereits Metadaten zugeordnet sind. Seine bisherige Dokumentnummer wird nach einer Sicherheitsabfrage überschrieben.
Metadaten in PDF-Dokumenten mittels Ghostscript (PDF) Modul
Weiters werden bei nachfolgend erstellten PDF-Dokumenten Dokumentnummern bzw. Metadaten vergeben:
• bei Konvertierung von einem Word-Dokument, welches mit einer Leistung verknüpft ist
• PDF vom webERV-Schriftsatz bei gleichzeitiger Direktzustellung (TDZ)
• PDF der Versicherungsdirektzustellung (VDZ)
• die gespeicherte Zusammenfassung, wenn ein webERV-Schriftsatz erfolgreich versandt wurde
• ERV-Rückverkehr (wenn dieser einem Akt zugeordnet wurde)