Im Zuge der Dokumentkonvertierung besteht die Möglichkeit Dokumente in eine PDF-Datei zusammenzufügen.
Durch Rechtsklick in das leere Dokumentenfeld in der Maske Konvertierungseinstellungen (siehe Abb. unten) können Akt-Dokumente und auch weitere Dokumente außerhalb des Dokumentenarchivs des Aktes hinzugefügt werden. Zum Beispiel kann man auf ein Dokument, welches sich auf dem Desktop oder im Netzwerk befindet, zugreifen.
Nach Auswahl der zusätzlichen Dokumente ist die Option Dokumente zusammenfügen zu wählen, damit die selektierten Dateien zu einem PDF-Dokument konvertiert werden, und mit dem Häkchen zu bestätigen.
Werden im Workflowmanager unterschiedliche Einträge mehrerer Akten markiert, um die dazu verknüpften Dokumente mittels entsprechender Option zu einem PDF-Dokument zusammenzufügen,
öffnet die Speichermaske, um ein Speicherort zu wählen.
Wenn Sie unter Einstellungen/Konfiguration/Workflowmanager (WFM) die Einstellung Beim Zusammenfügen von PDF Dateien den Aktordner vorschlagen wählen, werden Ihnen bei der Verspeicherung der zusammengefügten Dokumente als Zielakten die betroffenen Akten vorgeschlagen.
Hier können Sie zwischen den einzelnen Akten wählen oder sogar einen völlig anderen Speicherort ansteuern, in welchen das zusammengefügte Dokument nun gespeichert werden soll.