Im Dokumentenarchiv des Aktes, sowie im Workflowmanager können Sie zusätzlich die Spalten Mail Sender, Mail Empfänger, Art und eine Mischspalte Mail Sender/Empfänger einstellen bzw. sind die Spalten im Magic Folder neu und Workflowmanager diesen weiteren Spaltenmöglichkeiten angeglichen. In diesen Spalten werden je nach Einstellung die Mail/Personendaten aus Outlook oder wenn vorhanden, die Personendaten aus notarXpert dargestellt. Damit können die Mails im notarXpert DMS in Verbindung mit dem Workflowmodul ähnlich wie derzeit im MS Outlook dargestellt werden. Über die Benutzereinstellung/Aktexplorer (ax) besteht die Möglichkeit der Konfiguration dieser und auch weiterer Spalten für den Dokumentordner zu aktivieren. Weiters besteht die Möglichkeit der Angabe der Sortierreihenfolge über die Funktion Dokumentsortierung (aufsteigend/absteigend) zu definieren.
So haben Sie die Möglichkeit - bei Dokumentzuordnungen über den Magic Folder und Magic Folder Dialog - die im Akt-Dokumentenarchiv gespeicherten Emails anhand des Email Senders/Empfängers in der jeweiligen Spalte zu sortieren.
Wenn Emails als Attachment einem Email angehängt sind und diese im Zuge der Dokumentzuordnung z. B. durch die Option Email und zusätzlich Anlagen speichern im Akt-Dokumentenarchiv getrennt gespeichert werden,
besteht durch Aktivierung der Einstellung im Registerkärtchen E-Mails 2 (m2)/Wenn Mail als Anhang geschickt, Empfänger/Sender von Anhang heranziehen (für das Dokumentenarchiv), dass die Sender/Empfänger von der Attached Mail in den Spalten des Dokumentenarchivs angezeigt werden.
Standardmäßig wird hier der Sender/Empfänger des Hauptmails eingetragen.
Anwendungsbeispiel mit den Einstellungen NX Spalte Sender, NX Spalte Empfänger, Mail-Typ
Beispiel: Ausgehendes Mail
Nach Versendung des Mails und der Zuordnung in das Dokumentenarchiv
sind die befüllten Spalten der Email Sender und der Email Empfänger im Dokumentenarchiv ersichtlich.
Variante mit der Mischspalte Email Sender/Empfänger
Hier werden bei einem ausgehenden Mail der/die Empfänger in der Mischspalte eingelesen. Der Vorteil dieser Mischspalte liegt darin, dass weniger Platz benötigt wird – der Nachteil liegt darin, dass bei einem ausgehenden Mail nicht gleich der Mitarbeiter der gesendet hat bzw. bei eingehenden Mails nicht gleich der Mitarbeiter der das Mail bekommen hat, in einer Spalte sichtbar ist. Wir empfehlen in diesem Fall auf jeden Fall auch die Spalte Mail-Typ (Art) einzublenden.
Beispiel mit einem eingehenden Mail: Zuordnung über den Magic Folder
Variante mit der Mischspalte Email Sender/Empfänger
Hier wird bei einem eingehenden Mail der Sender in der Mischspalte eingelesen.
Erläuterung:
Outlook Einstellung (OL) – standardmäßige Heranziehung der Outlook Daten
Mit Aktivierung der Optionen Mail Sender (OL), Mail Empfänger (OL) oder Mail Sender/Empfänger (OL) werden die in Outlook eingetragenen Kontakte des Adressbuchs – wenn keine vorhanden, dann – die Mailadressen des Emailversenders oder -empfängers unverändert in die entsprechenden Spalten eingetragen.
notarXpert Einstellung (NX) - Heranziehung der Personendaten
Mit Aktivierung der Optionen Mail Sender (NX), Mail Empfänger (NX) oder Mail Sender/Empfänger (NX) werden die bereits in Ihrer notarXpert-Datenbank angelegten Personen anhand einer identen Email-Adresse im Mail und in den Personendaten erkannt und somit unmittelbar in die entsprechende Spalte im Dokumentenarchiv namentlich eingetragen. Wird keine in notarXpert angelegte/idente Person gefunden, wird die Outlook Email-Adresse/Bezeichnung herangezogen.
Hat eine in notarXpert eingetragene Person weitere Email-Adressen, werden natürlich diese auch erkannt und die Person namentlich in die entsprechende Spalte im Dokumentenarchiv eingetragen.
Erläuterung Mischspalte Sender/Empfänger NX/OL
Diese Mischspalte bietet, je nach Konstellation des Mails (ein-/ausgehend), die erforderlichen Daten. In dieser Spalte wird bei einem eingehenden Mail der Sender und bei einem ausgehenden Mail der Empfänger eingetragen. Es wird empfohlen, diese Variante in Kombination mit der Spalte Mail Typ - welche das Mail mit ein-/ausgehend anzeigt - zu aktivieren. Dadurch wird Platz in der Darstellung gespart.
Erläuterung der Spalte Mail Typ/Art
Diese Spalte zeigt an, ob es sich um ein eingehendes oder ausgehendes Mail handelt.
Workflowmanager und Magic Folder: Weitere Spalten Email Sender/Empfänger und Typ
Im Workflowmanager und MagicFolder neu sind über den drei-Punkte-Button auch die Spalten Mail Sender, Mail Empfänger und Mail Typ einblendbar und über das notarXpert-X benutzergesteuert speicherbar.
Diese Spalten lassen sich sortieren und filtern.