Um Textbausteine (mit Vertragsmodul) zu definieren gehen Sie wie folgt vor:
Wird in einem geöffneten Word-Dokument ein Text markiert, - welcher als Textbaustein in Zukunft verwendet werden soll - und per linker Maustaste auf die notarXpert Menüleiste der Kontextmenü-Eintrag Textbaustein aus Word-Dokument exportieren gewählt,
öffnet sich nachfolgende Maske, welche den markierten Text wiederspiegelt und mit JA zu bestätigen ist, um diesen als Textbaustein zu speichern:
Im Bereich Name ist der Dateiname des Textbausteins zu vergeben. Das Feld Kürzel wird anhand der ersten vier Stellen des Dateinamens automatisiert befüllt. Dieses ist selbstverständlich ergänz- und somit auch änderbar. Das Feld Langtext ist wiederum manuell zu befüllen. Alle drei Felder bilden in der Import-Funktion jeweils ein Suchfeld. Insbesondere dienen sie beim Import eines Textbausteins als wichtiges Suchkriterium. Sie sollten somit namentlich für sich sprechend, jedoch nicht zu lang sein, damit Sie den Überblick Ihrer Dateien behalten können.
Die Option kein Aktbezug
Mit dieser wird notarXpert erkenntlich gemacht, dass dieser Textbaustein keine aktbezogenen Daten beinhaltet (z. B. Name der Parteien, Geburtsdaten, Anschrift oder auch Aktenzahl) und somit wird beim Import eines Textbausteins auch nicht mehr unnötig nachgefragt, aus welchem Akt etwaige Aktdaten herangezogen werden sollen.
Textbaustein Import:
Um nun ein bestimmtes Textbaustein in ein geöffnetes Word-Dokument zu importieren, wählen Sie mittels linker Maustaste auf die Menüleiste den Kontextmenü-Eintrag In Word-Dokument importieren/Textbausteine importieren
um nachfolgende Auswahlmaske zu öffnen
Hier ist der einzusetzende Textbaustein mittels Doppelklick ins geöffnete Word-Dokument einzusetzen.
Wird eine Datei gewählt, welche die Definition kein Aktbezug nicht gesetzt hat, aber in diesem Fall bekannt ist, dass der Textbaustein auf keine Aktdaten Bezug nimmt, so kann hier die Option kein Aktbezug manuell gesetzt werden, um das Öffnen der Aktsuch-Maske zu unterdrücken. notarXpert merkt und speichert sich die Auswahl der Option und wird somit diese Vorlage beim nächsten Mal mit der aktiven Option kein Aktbezug sichtbar!
Volltextsuche
Um eine Vorlage aus dem Import zu suchen, ist es mittels Eingabe eines Suchkriterium sehr einfach möglich, die gewünschten Dateien durch Betätigen des Aktualisieren Buttons 
aufzulisten und aus der unteren Auflistung mittels Doppelklick in das geöffnete Word-Dokument einzusetzen.
Anwendungsmaske mit Workflowmodul (ohne Vertragsmodul)
Für den Fall, dass das Vertragsmodul nicht lizenziert ist und somit für diese Anwendung lediglich das Workflowmodul zur Verfügung steht, ist das Kontextmenü hinsichtlich Textbaustein exportieren und Textbaustein importieren ident.
Jedoch öffnet sich hier lediglich der normale Datei-Dialog, zwecks Verwaltung der Textbausteine, da ohne Vertragsmodul die weiteren Aktdaten-Optionen und auch die Sucheigenschaften nicht zur Verfügung stehen. Auch werden dann auch etwaige Dokumentkürzeln die im Textbaustein enthalten sind nicht beachtet/ersetzt.
