In der Dokumentvorschau, zum Beispiel im MagicFolder neu, Dokumentenarchiv im Akt oder auch in der Volltextsuche besteht die Möglichkeit ein mehrseitiges PDF-Dokument in einzelne Dokumente aufzusplitten und optional unterschiedlichen Akten zuzuordnen. Damit können z. B. die Eingangspost oder mehrere Urkunden gesammelt eingescannt und dann effizient am Arbeitsplatz abgetrennt werden.
Es kann in notarXpert kann bereits im Workflow der Abspaltung, eine Dokumentart vergeben werden. Dadurch wird die Speicherung der Datei im entsprechenden Dokumentarchiv-Unterordner durchgeführt. Bereits vor der Abspaltung gesetzte Akt- und Leistungsinformationen werden ebenfalls erkannt.
Als Beispiel wird ein 19 seitiges Dokument herangezogen. Es ist gewünscht, von der Gesamtdatei die ersten 10 Seiten abzusplitten, um zwei einzelne Dokumente zwecks Weiterverarbeitung zu erhalten.
In der aktiven Dokumentvorschau z. B. des MagicFolder neu oder aber auch im Dokumentenarchiv im Akt über den Button Dokument teilen aktivieren wechselt man in den erforderlichen Modus.
Mit den entsprechenden Icons der Vorschau,
aber auch ganz bequem per Tastatur über die Bild-rauf- bzw. Bild-runter-Tasten
Eingabe-Taste
kann zwischen den Seiten umgeblättert werden. Es wird in unserem Beispiel nun die Seite 11 gewählt, um alle Seiten vor dieser liegenden Seite abzusplitten und in ein neues Dokument durch Betätigen der Eingabe-Taste zu generieren!
Nach Betätigen der Eingabe-Taste ist die Absplittung bereits durchgeführt. Dieser Vorgang kann nicht mehr abgebrochen oder rückgängig gemacht werden.
Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem der Dateiname mit einer Versionsnummer (_1) für dieses neue 10 seitige Dokument voreingetragen, aber änderbar ist.
Im Feld Dokument speichern als ist die Eingabe auf die Dateinamen-Spalte fokussiert und ist dieser bereits - bis auf die Dateiendung - markiert, um hier eine schnelle Überarbeitung des Dateinamens zu erzielen.
Die Dateinamen-Spalte ist mit einem Hint versehen. Dies führt dazu, dass auch lange Dateinamen in einem Teil gelesen werden können.
Nur bei Anwendung des Abspaltens über den MagicFolder neu:
Weiters ist lediglich einmal die Tab-Taste anzuwenden, um in das Feld Akt zu wechseln.
Über das Feld Akt besteht bereits hier die Vorauswahl einer Aktzuordnung für die weitere Verwendung im MagicFolder neu.
Wenn sich der Cursor in der Zeile Akt befindet, wird in der Hilfszeile der Hinweis auf die Akt-Zuordnung angezeigt. Mit der F1-Taste wechseln Sie in die gewohnte Akt-Zuordnung-Maske und über die rechte Maustaste (Kontextmenü) gelangen Sie in die historische Aktliste, um dieses abgetrennte Dokument einem Akt zuzuordnen. Natürlich steht Ihnen auch die Verwendung des Icons zur Verfügung.
Durch die Zuordnung eines Aktes wird das Feld Dokumentart aktiviert. Dadurch kann bereits in diesem Workflow die Dokumentart bestimmt und somit die Speicherung der Datei im Unterordner des Dokumentenarchivs vorausgewählt werden. Hier ist die Eingabe nur noch mittels grünem Häkchen zu bestätigen.
Ein neuer Dateieintrag im MagicFolder neu mit den abgesplitteten Seiten (S. 1-10) wird produziert.
Alle restlichen Seiten (ursprünglich S. 11-19) bleiben in der Ursprungsdatei mit der nunmehrigen Seiten-Nummerierung 1-9 enthalten. Von diesem verbleibenden Dokument könnten dann beliebig viele weitere Dokumente (PDFs) abgespalten werden.
Ein zusätzliches Plus ist, dass auch die abgespaltenen Dokumente mit Dokumentnummern/Metadaten versehen werden.
Nach Bestätigung der Abspaltung befinden Sie sich weiterhin im Abspaltmodus.
Mit dem Cursor Bild rauf/runter (Tastatur) navigieren Sie in den einzelnen Seiten der abgespaltenen PDF-Datei, um weitere Abspaltungen in diesem Dokument durchführen zu können. Dadurch wird der Abspaltungsworkflow nicht unnötig unterbrochen. Man kann jetzt durchgängig über die Taststatur beliebig viele PDFs von einer Datei abspalten.
Nach Beendigung des Abspaltmodus (nochmaliges Drücken des Icons)
kann wie gewohnt der Kontextmenü-Eintrag (rechte Maustaste) Leistung/Dokument bearbeiten gewählt werden, um die Aktzuordnung durchzuführen.