Metadaten

Metadaten sind Informationen, die das Programm in ein erstelltes Dokument oder eine Vorlage injiziert. Diese Informationen sind ausgeblendeter Text in Word.  

Es ist ratsam, diese Metadaten zu entfernen, bevor das Worddokument die Kanzlei verlässt. Sollte das Dokument nur gedruckt oder in ein PDF umgewandelt werden, ist dies nicht nötig. Aus einem aus dem Programm erstellten Dokument, welches an Dritte als Worddokument geschickt werden soll, können die Metadaten mit der Funktion "Kürzel-Metadaten aus Dokument entfernen" im Master-Hotkey entfernt werden. Beachten Sie, dass dieser Schritt nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Alle weiteren in diesem Punkt beschriebenen Funktionen und Features sind dann nicht mehr in diesem Dokument anwendbar. Eine der einfachsten Anwendungen ist die Zuordnung eines Musteraktes für eine Vorlage.

In der geöffneten Vorlage die Funktion des Master-Hotkeys "Musterakt einer Dokumentvorlage zuordnen" wählen und dann den entsprechenden Akt auswählen. Die Vorlage ist nun immer mit diesem Akt verbunden. Ist die Vorlage geöffnet, kann Sie nun mit einer weiteren Funktion als Musterdokument erstellt werden. Diese Funktion findet sich ebenfalls im Master- Hotkey und heißt Musterdokument erstellen. Es wird hier nun aufgrund der Musteraktdaten ein Dokument erstellt und markiert während der Erstellung gleich alle Textbausteine und Dokumentkürzel. Diese Methode ist für einen schnell Test gut geeignet und bietet immer aufgrund derselben Basisdaten (des Musteraktes nämlich) das entsprechende Dokument.

Die zwei übrigen Funktionen der Metadaten sind Daten aus dem Dokument in die Programmdatenbank zurückzuschreiben und ein Dokument zu aktualisieren. Die Aktualisierung eines Dokumentes erstellt das Dokument neu, behält aber alle manuell durchgeführten Änderungen. Hat sich also zum Beispiel ein Namen oder Geburtsdatum einer Person geändert, so wäre es mühsam im Dokument an jeder Stelle wo diese Daten verwendet werden diese manuell zu ändern. Mit der Dokumentaktualisierung werden nur genau diese Werte abgeändert. Die zweite Funktion ist Daten aus dem Dokument in die Programmdatenbank zurückzuschreiben. Erkennt nun ein Anwender, dass ein Geburtsdatum oder Name zum Beispiel falsch geschrieben oder einfach falsch ist, so kann diese Änderung im Dokument durchgeführt werden.

Der Name oder das Geburtsdatum beziehungsweise die zu ändernden Daten werden beim ersten Vorkommen geändert und dann wird die Master-Hotkey Funktion "Rückschreiben von Dokumentkürzel/Daten" gewählt. Das Programm erkennt die Änderungen und ändert die Daten in der Datenbank auf den vom Anwendet korrigierten Wert ab.