Auch das Buchen einer Akontozahlung erfolgt über den Menüpunkt Offene Posten Buchung oder aus dem Akt heraus über
Offene Posten und OP-Buchung (siehe Kapitel Erfassung einer Zahlung).
Der Mandant ist auszuwählen – in der Liste werden die offenen Posten und Zahlungen eingeblendet. Geben Sie im Feld OP-Nr. die nächsthöhere OP-Nr. ein oder lassen Sie sich diese über die Funktionstaste F1 vorschlagen. Nach dem Verlassen des Feldes für die OP-Nr. wird im Text automatisch Akonto vorgeschlagen.
Geben Sie Aktenzahl, Beleg- bzw. Zahlungsdatum ein, den Text können Sie noch beliebig variieren. Danach geben Sie den gesamt eingegangenen Betrag ein und teilen ihn gegebenenfalls auf, in Barauslagen und Honorar bzw. ust-pflichtige und ust-freie Beträge. Die Buchung ist wiederum mit dem grünen Häkchen zu speichern und die Akontozahlung wird als negativer Offener Posten in der Liste angezeigt:
Dies ist die Voraussetzung dazu, dass die Akontozahlung bei der nächsten Honorarnote, die an diesen Klienten erstellt wird, automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen werden kann.
Wurde zuvor eine Akontohonorarnote ausgestellt und in die Offene-Posten-Verwaltung übergeleitet, so wäre diese mit einer Null-Forderung als OP-Eintrag mit einer eigenen OP-Nr. zu finden. Der in Rechnung gestellte Betrag der Akonto-Forderung wird automatisch im Text vermerkt. Die Akontozahlung kann somit über die entsprechende OP-Nr. der Akontoforderung zugeordnet werden, wodurch aufgrund der Nullforderung wieder ein negativer offener Posten entsteht. Dieser kann dadurch mit der Endhonorarnote gegenverrechnet werden.