Um unkompliziert nach zur Verfügung stehenden Terminen, z. B. zur Terminvereinbarung mit einem Mandanten, zu suchen, steht im Bereich des Kalenders, in der Fristenliste und im Akt-Reiter Fristen folgende Funktion zur Verfügung:
Über den Kontextmenü-Eintrag Freien Termin suchen, im Kalender oder im Akt-Reiter Fristen, gelangt man zur entsprechenden Such-Maske.
Über das Datumsfeld wird eine Einschränkung eingegeben, für welchen Zeitraum die verfügbaren Termine aufgelistet werden sollen.
Über den Eintrag Termindauer und früheste und maximale Uhrzeit werden die zur Verfügung stehenden Terminzeiten für eine bestimmte Termindauer in einem bestimmten Zeitraum gefiltert.
Ein weiteres wichtiges Suchkriterium sind die konkreten Mitarbeiter für die ein freier Termin gesucht werden soll. Über das Schnellverfahren werden alle Mitarbeiter, deren Kalenderansicht man selber derzeit aktiv hat, im Feld Mitarbeiter eingetragen und bereits vorselektiert. Hier besteht selbstverständlich die Möglichkeit des Abhakens von Mitarbeitern. Im entsprechenden Feld wird über das Kontextmenü der rechten Maustaste der Eintrag Mitarbeiter hinzufügen gewählt, um in die bereits bekannte Mitarbeiterauswahl-Maske zu gelangen. Durch Anhaken der Checkboxen selektiert man den/die notwendigen weiteren Mitarbeiter aus, um dann über die Lupe oder die F12-Taste die verfügbaren Termine aufzulisten.
Im Bereich der Terminauflistung steht über das Kontextmenü die Option Termin eintragen und Kalender öffnen zur Verfügung. Diese Felder sind standardmäßig bereits befüllt. Werden die Felder inhaltlich geändert, so werden die nachfolgenden dazugehörigen Bereiche angeglichen. Um Änderungen vorzunehmen, geht man wie folgt vor:
Termin eintragen:
Um einen Termin zu erfassen, wird der gewünschte Eintrag angeklickt, um über die rechte Maustaste die Option Termin eintragen zu wählen. Es sind nur noch die entsprechende Uhrzeit einzutragen und die weiteren Angaben (z. B. Akt, Personen, …), die benötigt werden, zu setzen.
Kalender öffnen:
Nachdem ein Antrag selektiert und über die rechte Maustaste die Option Kalender öffnen gewählt wurde, öffnet sich der Kalender der entsprechenden Datumsansicht. Ein zuvor eingetragener Termin ist ebenfalls bereits abgebildet.
Weitere Fakten:
In der Such-Maske sind für sich sprechende Überschriften gesetzt. Die Tabreihenfolge beginnt im Eintrag Datum von und sind alle weiteren Felder mit Tab in logischer Reihenfolge ansteuerbar. In der Hilfszeile sind die Bedien-Hotkeys abgebildet, um über die Tastatur Schnelleingaben durchführen zu können. Nach Eingabe der Datumseinschränkung kann man beispielsweise über den Hotkey Strg+M Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen, um mit der F12-Funktionstaste alle für die selektierten Personen verfügbaren Termine auflisten zu lassen. Da sich der Fokus nach der Suche nun im Bereich der freien Termine befindet, kann über die Cursor-Tasten rauf/runter in diesem Bereich navigiert werden. Über den Hotkey Strg+K wird der markierte Kalendertag für die selektierten Mitarbeiter und über den Hotkey Strg+T ein Termineintrag für die selektierten Mitarbeiter geöffnet. Wird ein Kalendereintrag gesetzt, aktualisiert sich die Ansicht der Terminsuche und des Kalenders. Die Hints der Icons in der Sidebar sind ebenfalls gesetzt.