In einem Insolvenzverfahren müssen meistens mehr Personen als in einem üblichen Akt verwaltet werden, wie z.B. Schuldner, Schuldnervertreter, Steuerberater, Geschäftsführer usw. Mit diesen Personen muss man entweder per Telefon oder per Brief/Email/Fax kommunizieren können. Daher ist es wichtig, diese an zentraler Stelle im Akt zu verwalten und jegliche Kommunikation direkt von hier aus zu führen.
Diese Anforderungen erfüllt das Xpert-Insolvenzmodul! Siehe dazu auch den Punkt Das Aktenstammblatt - Personen als Favoriten markieren.
Klicken Sie für die Kommunikation mit Aktpersonen mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Person und wählen Sie im Kontextmenü die gewünschte Aktion:
HINWEIS: Auch an zahlreichen anderen Stellen in Xpert sind weitere Kontextmenüs über die rechte Maustaste aufrufbar!
Hinzufügen:
Entweder haben Sie die Person bereits im Programm angelegt, dann können Sie diese einfach in den Akt durch Auswahl hinzufügen oder neu anlegen.
Bearbeiten/Entfernen:
Änderungen an diesen Personen können Sie jederzeit über Bearbeiten eintragen; durch Entfernen wird die betreffende Person wieder aus dem Akt entfernt, das heißt aber nicht, dass die Person komplett gelöscht wird. Sie bleibt also weiter in Ihrer Datenbank gespeichert.
Position nach oben/nach unten:
Hinzugefügte oder neu angelegte Personen werden nach Zeitpunkt des Hinzufügens angeordnet. Sie können diese Reihenfolge jederzeit verändern.
Person anrufen:
Falls Ihre Telefonanlage den TAPI-Standard unterstützt, können Sie Personen über die CTI-Funktionalität von Xpert direkt aus dem Programm heraus anrufen (Zusatzmodul CTI notwendig).
EMail senden:
Genauso wie Briefe, können Sie an Personen auch Emails senden (Zusatzmodul Workflowmodul notwendig). Bei dieser Funktion wird ein Email generiert und an Outlook weitergeleitet, es wird also nicht sofort versendet! In Outlook haben Sie dann alle gewohnten Funktionen zur Verfügung.
Dokument erstellen:
Direkt aus diesem Fenster heraus können Sie an eine Person ein Schriftstück erstellen, und zwar aufbauend auf jeder Word-Dokumentvorlage, die im vorkonfigurierten Xpert-Vorlagenarchiv abgelegt wurde. Wenn Sie keine Vorlage auswählen, dann wird standardmäßig die Vorlage Standardbrief.dot vorgeschlagen.
Anschrift in Zwischenablage kopieren:
Diese Funktion erlaubt es Ihnen, die zur Person gespeicherte Anschrift (inkl. vollständigem Namen) in die sogenannte Zwischenablage zu kopieren und in ein beliebiges Programm wie Excel, Word usw. einzufügen, und zwar entweder wieder über das Kontextmenü (rechte Maustaste: Einfügen) oder den Tastaturbefehl: Strg + V.
Visitenkarte in Zwischenablage kopieren:
Bei der Visitenkarte werden zusätzlich zu Namen und Anschrift auch alle Tel/Fax.-Nummern sowie die erste Mail-Adresse kopiert.