Wurde eine Echt-Honorarnote (mit Rechnungsnummer im Gegensatz zur Entwurfshonorarnote) erstellt und diese somit auch in die Offenen Postenverwaltung übergeleitet, kann Sie von einer für die GmbH-Buchhaltung befugten Person aus der OP-Verwaltung in die GmbH-Buchhaltung übergeleitet werden. Dazu ist folgende Vorgangsweise erforderlich:
Stellen Sie sicher, dass die richtige Buchhaltung als aktive Buchhaltung eingestellt ist.
Wählen Sie im Programm-Menü Buchhaltung den Punkt Offene Posten in Buchhaltung überleiten aus:
Es öffnet sich das Fenster für die Überleitung von Honorarforderungen in die Buchhaltung:
Durch Mausklick auf Aktualisieren (Pfeil) werden alle Offenen Posten, die noch nicht in die Buchhaltung übergeleitet wurden, aufgelistet.
Die Offenen Posten können in diesem Fenster überprüft werden. Bei Bedarf kann der Offene Posten durch Doppelklick in der Offenen Postenverwaltung geöffnet und, wenn erforderlich, noch bearbeitet werden.
Sind die OPs überprüft, ist es erforderlich die zutreffenden Kontensätze für die Überleitung in die Buchhaltung bezüglich Inland, EU und Drittland zuzuordnen.
Handelt es sich ausschließlich um Umsätze einer der genannten Kategorien, kann die Zuordnung auch mittels Multiselektion erfolgen:
Markieren Sie alle OP´s, bei welchen Sie einen bestimmten Kontensatz zuordnen wollen (Shift- od. Strg-Taste), klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen Sie aus dem Kontextmenü Konten ändern - es öffnet sich folgendes Fenster:
Wählen Sie über das Dropdown-Menü den zutreffenden Kontensatz, welcher im Anschluss in den Kontofeldern angezeigt wird.
Wenn Sie mehrere Erlöskonten pro Kategorie verwenden, können Sie die Konten auch manuell in die Felder eingeben.
Wenn Sie dazu in der Kontenauswahl blättern möchten, drücken Sie die F1-Taste, wenn sich der Programm-Cursor im Eingabefeld des Kontos befindet.
Wenn die Konten zugeordnet sind, klicken Sie nochmals in die Markierung und wählen diesmal Selektierte Zeilen: Überleiten
Alle selektierten OP-Honorarforderungen erhalten dadurch in der Spalte Überleiten ein Häkchen und werden durch Mausklick auf das grüne Häkchen am Fensterrand rechts unten in die Buchhaltung übergeleitet. Davor erscheint noch eine Sicherheits-Abfrage, ob Sie tatsächlich überleiten wollen. Hier empfiehlt es sich nochmals zu überprüfen, ob auch die richtige Buchhaltung als die aktive eingestellt ist. Wenn erforderlich, kann hier der Buchungsvorgang auch noch abgebrochen werden.
Ein richtig übergeleiteter Buchungssatz kann folgendermaßen aussehen:
Honorarforderung Inland (2000) im Soll, gegen Erlös (4000), Barauslagen USt-frei (4020), Barauslagen USt-pfl. (4022) und noch nicht Fällige Umsatzsteuer (3540).