Für Kanzleien, in welchen in verschiedenen Abteilungen immer wieder gleichzeitig Honorarnoten erstellt werden, steht die Erweiterte Rechnungsnummernkontrolle zur Verfügung. Diese soll dabei helfen, Ausnahmefälle zu vermeiden, in welchen Honorarnoten mit späterem Ausstellungsdatum eine niedrigere Rechnungsnummer als die vorangegangene Honorarnote erhalten.
Dies könnte beispielsweise dann passieren, wenn Anwender A eine Echt-Honorarnote erstellt (wobei sofort die nächste Rechnungsnummer reserviert wird), diese jedoch nicht sofort speichert. Wenn nun ein zweiter Anwender eine Honorarnote erstellt und sofort speichert, bekommt diese die nächste Rechnungsnummer. Wenn wiederum Anwender A seine Honorarnote nicht speichert, sondern verwirft und die nächste Honorarnote erst am nächsten Tag erstellt wird, hätte diese die Honorarnotennummer vom Vortag, da die Lücke ja geschlossen werden muss. Ebenso können so leichter Lücken in der Honorarnotennummerierung vermieden werden, die in bestimmten Situationen (z.B. PC-Absturz) bisher leider nicht vermeidbar waren.
Mit der erweiterten Rechnungsnummernkontrolle können Sie einstellen, dass eine Warnung erfolgt, sobald bei der Erstellung einer Echt-Honorarnote ein Honorarnote mit niedriger Rechnungsnummer erstellt, aber noch nicht gespeichert wurde.
Die Aktivierungsmöglichkeit dazu finden Sie unter Einstellungen/Konfiguration / Leistungsabrechnung/Erweitert4
Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie zusätzlich für zwei Zeiträume differenziert, die Toleranzzeit angeben, innerhalb welcher eine Warnung, bei der Existenz einer niedrigeren, noch nicht gespeicherten Honorarnotennummer, unterbleiben soll.
Zusatzoption für die erweiterte Rechnungsnummernkontrolle
Ist die Konfiguration der erweiterten Rechnungsnummernkontrolle aktiv, kommt bei der Erstellung einer Echthonorarnote ein Dialog, wenn bereits ein anderer Anwender (A) eine Rechnungsnummer für seine Echthonorarnote angefordert hat, diese aber weder gespeichert noch verworfen hat.
In diesem Dialog bieten sich folgende Möglichkeiten:
•Erneut prüfen
Hat Anwender A bereits gespeichert, wird die nächst höhere Rechnungsnummer genommen. Wurde die Honorarnote verworfen, wird die niedrigere Rechnungsnummer von Anwender A verwendet.
•Zugeteilte Rechnungnummer verwenden
Es wird sofort die nächst höhere Honorarnotennummer genommen, egal wie sich Anwender A entscheidet. Würde Anwender A verwerfen, wäre bis zur nächsten Echt-Honorarnote eine temporäre Lücke in der Nummerierung. Solange die nächste Echt-Honorarnote am selben Tag erstellt wird, ist das jedoch vollkommen unproblematisch, da die Lücke ja wieder mit demselben Rechnungsdatum geschlossen wird.
•Niedrigere Rechnungsnummer wegnehmen
Es wird sofort die Rechnungsnummer von Anwender A verwendet. Wenn Anwender A jedoch seine Honorarnote speichern will, bekommt er eine entsprechende Meldung und muss diese neu erstellen, da seine Rechnungsnummer für Anwender B verwendet wurde.
•Abbrechen
Die Honorarnotenerstellung von Anwender B wird abgebrochen.
Zusätzliche Benutzereinstellung:
In den Benutzereinstellungen 30/Wenn erweiterte Rechnungsnr.kontrolle aktiv: Unbestätigte Nummern ohne Rückfrage wegnehmen kann nun eingestellt werden, dass in solchen Fällen ohne Rückfrage immer die niedrigere Rechnungsnummer verwendet – also weggenommen wird und somit in solchen Situationen immer eine einheitliche Vorgehensweise ohne weitere Userinteraktion ermöglicht wird.
Alternative:
Wenn Sie Situationen, in welchen temporäre Honorarnotenlücken entstehen können, von vornherein ausschließen wollen, können Sie in der Konfiguration/Benutzereinstellung15/Honorarnoten automatisch (ohne Rückfrage) speichern einstellen, dass Echt-Honorarnoten immer sofort (ohne Rückfrage) gespeichert werden. Dabei gibt es den zusätzlichen Vorteil, dass ein User nicht mehr wie bisher die gerade erstellte Honorarnote zwar noch ausdrucken, aber dann im Anschluss doch verwerfen kann. Durch diese Vorgehensweise wird die Honorarnotennummer korrekterweise wieder für die nächste Honorarnote bereit gestellt, damit es zu keinen Lücken kommen kann. Wird die ausgedruckte, aber dann verworfene, Honorarnote nicht vernichtet, dann führt das natürlich am Papier (jedoch natürlich nicht in der Datenbank) zu Honorarnoten mit gleicher Nummer. Mit dieser oben angeführten Einstellung kann das gänzlich vermieden werden.