Sie haben die Möglichkeit unter Einstellungen/Konfiguration/Diverses/Seite 1 die Option Speicherort für neue Dokumente in archiviertem Akt zwischen den folgenden Speicherorten für neue Dokumente in archivierten Akten zu wählen:
Nachfrage / Archiv-Ordner / Dokument-Ordner
Die Option Nachfrage ist standardmäßig eingestellt und man bekommt bei der Erstellung eines Dokumentes die Frage/Auswahl, ob das neue Dokument in den Archiv-Ordner oder in den Dokument-Ordner gespeichert werden soll. Die Optionen Archiv-Ordner und Dokument-Ordner legen den Speicherort direkt fest. Steht bei Ihnen fest, ob Sie standardmäßig den Archiv- oder Dokument-Ordner für die Dokumenterstellung in archivierten Akten verwenden möchten, empfehlen wir eine Vorauswahl in der Konfiguration.
Des Weiteren wird auch automatisch eine Notiz im Akt erstellt mit dem Datum, der Person, die den Akt archiviert/reaktiviert hat und der Archivzahl, die hier vergeben wurde.
Wenn die besagte Konfiguration aktiviert wurde, kann man zusätzlich in der Benutzereinstellung 34/Dokumenten-Archiv: Bei aktivem Akt kein Archiv-Ordner anhaken. Diese Einstellung sorgt dafür, dass im Dokumentenarchiv unter Basis-Ordner der Menüpunkt Aktueller Akt –Archivordner ausgegraut wird und nicht mehr anwählbar ist für den Fall, dass kein Archivordner vorhanden ist.
Leere Archiv-Ordner werden bei der Reaktivierung von Akten automatisch entfernt.