Das Format der sog. Aktenzahl kann leicht an die Anforderungen der Kanzlei angepasst werden.
Die Änderung kann unter Einstellungen/Konfiguration/Formate/Aktenzahl-Format vorgenommen werden. Das einmal festgelegte Aktenzahlenformat sollte nicht mehr geändert werden.
Optionen
- Nummerierung jedes Jahr neu beginnen: diese Option bedeutet, dass die laufende Nummer zu Beginn jedes Jahres wieder bei 1 beginnt. Ohne Setzen dieser Option wird die Nummer einfach fortgesetzt.
- Archivzahl nicht jedes Jahr neu beginnen: Diese Option bezieht sich auf die Zahl, die bei der Archivierung eines Aktes vorgeschlagen wird. Im Gegensatz zur Aktenzahl beginnt die Archivzahl immer neu mit dem Beginn eines neuen Jahres.
Aktenzahlenformat bei AZ-Regelkreise
Unter der XPERT-Menüleiste Einstellungen/Akte/Aktenzahl-Regelkreise haben Sie die Möglichkeit Regelkreise mit diversen Aktenzahlen-Formaten anzulegen.
Sohin können unterschiedliche Aktenzahlformate für diverse AZ-Regelkreise angegeben werden.
Diese Aktenzahl-Regelkreise können individuell an die Kanzleiwünsche angepasst werden.
Es kann auch eine Aktart zum jeweiligen Aktenzahl-Regelkreis gewählt werden. Somit wird bei Aktanlage und Auswahl des gewünschten Aktenzahlregelkreises auch gleich die Aktart gesetzt. Diese Einstellung greift natürlich auch dann, wenn z. B. unter Einstellungen/Konfiguration/Reiter 2 ein Standard-Aktenzahlregelkreis sowie unter Reiter 25 eine Standard-Aktart aktiviert sind.
Prefix/Sufix
Bei den Aktenzahl-Regelkreisen kann man als zusätzlichen Bestandteil der Aktenzahl auch ein Prefix (fixer Bestandteil am Anfang einer Aktenzahl) und ein Suffix (fixer Bestandteil am Ende einer Aktenzahl) angeben.