In notarXpert erhalten Sie bei Zuordnung eines Termins, einer Frist oder auch einer Leistung für einen anderen Mitarbeiter in der Zeit seiner Abwesenheit (z. B. aufgrund Krankenstand oder Urlaubsabwesenheit) eine Meldung, um dadurch eine geeignete Vertretung wählen zu können!
Diese Funktion kann bei Kanzleien mit einer hohen Mitarbeiterzahl oder Kanzleien mit geteilten Büroräumen (z.B. mehrstöckig) von Vorteil sein, da man hier oft keinen Überblick über die an-/abwesenden Kollegen hat.
Es besteht auch die Möglichkeit von dem als Vertretung handelnden Mitarbeiter Leistungen, Dokumente und Termine im Workflowmanager/Leistungserfassungsblatt aufzulisten.
Um diese Funktionen anwenden zu können, ist unter Einstellungen/Konfiguration/Personen/Funktionalität der gesperrten Mitarbeiter verwenden datenbankübergreifend zu aktivieren.
Wird in einem Kalendereintrag durch Heranziehung einer Terminart (Definition der Terminart unter Menüleiste/Einstellungen/Termin-Arten/Bearbeiten, Sortieren/grünes Plus) mit den Symbolen 
(z. B. Krankenstand, Zeitausgleich oder Urlaub) notarXpert deutlich gemacht, dass ein User nicht verfügbar ist, besteht die Möglichkeit,
•in einer Leistung, wenn der Mitarbeiter als 1. Mitarbeiter oder Für-Mitarbeiter eingetragen ist,
•bei Dokumentzuordnungen über den MagicButton den Für-Mitarbeiter,
•in den Metadaten den Für-Mitarbeiter bei bereits zugeordneten Dokumenten in denen der Für-Mitarbeiter geändert wird,
•in Terminen den eingetragenen Mitarbeiter
automatisiert auf seine Abwesenheit zu prüfen und somit einen anderen Mitarbeiter als Vertreter vorzuschlagen.
Beispiel
Mitarbeiter Eva befindet sich gemäß Kalendereintrag auf Urlaub.
Wird nun durch einen anderen Mitarbeiter versucht eine Leistung oder ein Termin zu erfassen, indem Eva als Mitarbeiter eingetragen ist zu speichern, öffnet sodann eine Meldung, dass der gewählte Mitarbeiter gesperrt ist und ob die Leistung/der Termineintrag trotzdem diesem Mitarbeiter zugeordnet werden soll.
Wählt man die Schaltfläche JA, wird die Leistung gespeichert und geschlossen. Zusätzlich wird in der Leistung vermerkt, dass die Vertretung ignoriert wurde. Klickt man auf NEIN, wählt einen anderen Mitarbeiter und speichert die Leistung, wird in der Leistung vermerkt, dass es sich um eine Vertretung handelt.
Im Leistungserfassungsblatt und im Workflowmanager kann man sich über den Drei-Punkte-Button die Spalte Vertretung einblenden. Dadurch erzielt man einen Überblick der Leistungen/Termine/Dokumente, ob die Vertretung ignoriert wurde, ob es eine Vertretungs-Leistung ist, oder ob ein normaler Eintrag (leer) besteht.
Wird zu einem Eintrag mit dem Vertretungsstatus Vertretung ignoriert ein anderer User als Vertretung eingesetzt, so passt sich der Vertretungsstatus mit dem Eintrag Vertretung an.
Weiters kann im Leistungserfassungsblatt/Workflowmanager über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Sonstiges/Vertretungsstatus des markierten Eintrages der Status auf normal, in Vertretung oder Vertretung ignoriert (auch multifach) geändert werden.
Leistungen der abwesenden Mitarbeiter auflisten
Im Leistungserfassungsblatt und Workflowmanager im Reiter Sonstiges/Nur gesperrte Mitarbeiter besteht weiters die Möglichkeit, sich alle Einträge für den eingetragenen Zeitraum der gesperrten Mitarbeiter aufzulisten. Eine Mitarbeiter-Einschränkung kann aufgrund einer Mitarbeiterauswahl oben links in der Tabelle oder über den Reiter Mitarbeiter/Gruppen erfolgen.
Sind nur einige Mitarbeiter einer Mitarbeitergruppe gesperrt, so werden auch nur die Leistungen/Kalendereinträge dieser tatsächlich gesperrten Mitarbeiter angezeigt.
Falls mittels der Sucheinschränkungen und der Option Sonstiges/Nur gesperrte Mitarbeiter kein Mitarbeiter gesperrt ist, öffnet folgende Meldung:
Bestehen hingegen gesperrte Mitarbeiter, aber es bestehen keine Einträge dazu, dann kommt keine Meldung, sondern einfach nur eine leere Liste.