Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) des Dokumentenarchives besteht die Option Dokumente konvertieren.
Durch Rechtsklick in das Dokumentenfeld (siehe Abb. unten) können Akt-Dokumente (Word, msg) und auch weitere Dokumente außerhalb des Dokumentenarchivs des Aktes hinzugefügt werden (zum Beispiel könnte man auf ein Dokument, welches sich auf dem Desktop oder im Netzwerk befindet, zugreifen). Die konvertierten Dokumente befinden sich danach im Hauptverzeichnis des Aktes.
| Dokumente zusammenfügen: | durch markieren mehrerer Dateien können diese, in obiger Maske, zu einer PDF-Datei zusammengefügt werden. |
| Zusätzlich als Email versenden: | aus dieser Maske heraus erstellt man ebenso ein E-Mail samt den erstellten PDF-Dateien. |
| PDF nur druckbar: | bei Auswahl dieser Option stellen Sie sicher, dass der Empfänger der Datei das Dokument nur ausdrucken, nicht aber verändern kann |
| 128-bit Verschlüsselung : | das PDF-Dokument wird verschlüsselt, was eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme darstellt |
| Wasserzeichen: | das PDF-Dokument kann mit einem Wasserzeichen versehen werden. Standardmäßig wird notarXpert nur mit einem Wasserzeichen "Entwurf" ausgeliefert; Erweitern können Sie die Liste über Einstellungen/Konfiguration/Schriftverkehr/Dokumentkonvertierung. Hier schreiben Sie in der Zeile "Wasserzeichen" den oder die neuen Einträge und bestätigen die Eingabe mit Druck auf die Enter-Taste. |
| Briefkopf hinzufügen: | Durch diese Funktion, wird auch der Briefkopf dem Dokument hinzugefügt. |