Motivation

Diese Anleitung soll keine Schulung beziehungsweise Einführung in das Vertragsmodul ersetzen. Sie soll viel mehr dazu dienen, Ihnen den Weg vor einer Schulung in die richtige Richtung zu ebnen und vor allem nach der Schulung eine Grundlage zum Nachlesen und Festigen der geschulten Kenntnisse bringen. Das vorangestellte Inhaltsverzeichnis gibt schon relativ viel Aufschluss darüber, welche Punkte in den folgenden Seiten behandelt werden. Sie werden allgemein an die automatisierte Dokumenterstellung herangeführt. Was ist ein Kürzel, wie wird es erkannt. Woher nimmt die Vorlage die Daten, welche Art von Daten gibt es, was sind Rollen, Rollenschablonen und was Benutzerdefinierte Felder? Programmausschnitte und Screenshots der einzelnen Masken helfen Ihnen, leichter mit den Erklärungen und Beschreibungen der folgenden Seiten zurechtzukommen.

Nachdem Sie das Gerüst des Vertragsmoduls kennengelernt haben, wird die Ansteuerung von Benuterdefinierten Feldern und das System der vorlageninternen Variablen erklärt. Wie kann mit gewissen Benutzerdefinierten Feldern gerechnet werden, und in der Folge wie kann etwas auf solche Felder abgefragt werden. Die automatische Auflistung von Personen und Objekte ermöglicht die sogenannte Wiederhole-Schleife, die danach in den Fokus rückt. Sind diese Schritte gemeistert und haben Sie entweder bereits eigene Vorlagen erstellt oder ACP-Vorlagen abgeändert, sollen diese Vorlagen natürlich im Programm hinterlegt werden. Punkt 10. erörtert diese Thematik. Haben Sie bis jetzt erst ACP-Vorlagen leicht abgeändert und würden gerne eigene alte Wordvorlagen Ihrer Kanzlei in das System bringen, sollten diese mit der Funktion Partei-Kürzel suchen und ersetzen bearbeitet werden. Am Anfang dieses Kapitels wird die Wichtigkeit der Parteiendeklaration in der Rollenschablone und das Parteienkürzel an sich behandelt. Die Frage, was MacroLibs sind, wird gleich danach beantwortet.

Der mittlerweile wichtigste Punkt des Vertragsmoduls sind die Textbausteine und das System, das hinter den Textbausteinen arbeitet. Kinderleicht Textbausteine selbst in das Programm importieren, mit einem Knopfdruck jede Art von Textbaustein in das gerade geöffnete Worddokument mischen und eine im Hintergrund stattfindende Versionierung, damit eine Änderung wieder rückgängig gemacht werden kann. Das sind nur die Eckdaten des Textbausteinsystems, welches im Hauptpunkt dieser Anleitung behandelt wird. Am Ende erhalten Sie noch einen Überblick über die Metadaten der Vorlagen und wie es möglich ist Daten, von einem Worddokument wieder zurück in die Programmdatenbank zu schreiben, Vorlagen erneut herauszumischen, Musterakte zu gewissen Vorlagen zu bestimmen und für die Weitergabe des fertigen Dokumentes auch die Entfernung der besagten Metadaten.

Nach Erläuterung der Metadaten gibt es kurze aber sehr hilfreiche Tipps und Tricks zu Vorlagenerstellung mit notarXpert. All unsere Vorlagenersteller, die das ja mittlerweile schon sehr lange machen, haben hier ihre simplen aber sehr effizienten Arbeitsschritte, die zur Vorlagenerstellung verwendet werden, in acht prägnant gefasst Unterpunkte zusammengefasst.

•Wie kann eine Vorlage oder Teile einer Vorlage schnell auf Fehler untersucht werden?

•Wie kann ich eine Vorlage schnell und oft hintereinander nach kleinen Änderungen erneut als Dokument ausgeben?

•Wozu gibt es Musterakte?

•Was ist Umlautersetzung, was Silbentrennung?

Diese und einige Fragen mehr werden im vorletzten Punkt dieser Anleitung beantwortet und helfen Ihnen sicherlich, ohne großen Aufwand Ihre Vorlagenerstellung zu verbessern, zu beschleunigen und im Allgemeinen effizienter zu gestalten. Der Anhang bietet eine Liste der von ACP gelieferten Rollenschablonen, Vorlagen und Textbausteinen mit Erklärungen. Alle derzeit ausgelieferten Rollenschablonen – mit Ausnahme der Verlassenschaftsrollenschablone – werden hier unter die Lupe genommen und Ihnen näher gebracht. Welche Daten müssen befüllt sein, damit die ACP-Vorlagen korrekt erstellt werden können? Welche Daten sind optional, aber doch hilfreich um eine bessere Ausgabe der Vorlage zu erhalten?

Das gesamte notarXpert Team hofft, dass Ihnen diese Anleitung weiterhilft und das Selbsterstellen beziehungsweise das Anpassen von Vorlagen durch dieses Dokument für Sie leichter und einfacher erfolgen kann.