Eine OP-Zahlung können Sie entweder über das notarXpert-Programm-Menü Offene Posten/OP-Buchung erfassen oder aus einem Akt kommend, aus dem entsprechenden Aktmenü Offene Posten.
Buchung einer Zahlung über das Programm-Menü:
Nachdem Sie über das Programm-Menü OP-Buchung gewählt haben, befinden Sie sich im Fenster Offene Posten Buchung.
Wählen Sie hier im ersten Auswahl-Feld die Funktion Zahlung:
Anschließend geben Sie im Feld Schuldner, welches standardmäßig für die Personenkategorie Mandanten voreingestellt ist, den Rechnungsempfänger der Honorarnote ein.
Danach werden im unteren Bereich alle noch offenen Posten zu dieser Person angezeigt, unabhängig davon, zu welchem Akt diesem Rechnungsempfänger eine Honorarnote ausgestellt wurde.
Durch Eingabe der zutreffenden OP-Nr. bestimmen Sie, auf welchen offenen Posten Ihre aktuelle Zahlung gewidmet werden soll. Die zur gewählten OP-Nr. gehörigen Daten, wie Aktenzahl, Text, Rechnungs-Nr. etc, werden dann automatisch für das Buchen der Zahlung vorgeschlagen.
Rechts, neben den Eingabe-Feldern für die Beträge, werden die bisherigen Details zum aktuellen offenen Posten angezeigt, der bebucht werden soll. Insbesondere ist dadurch die richtige Widmung bezüglich des Honorar- und Barauslagenanteils ersichtlich. Bei einer Vollzahlung brauchen Sie lediglich die Werte in der Spalte Offen in den Eingabefeldern eintragen. Zu oberst ist immer der gesamte Zahlungsbetrag einzugeben, während darunter definiert wird, wie sich dieser Betrag zusammensetzt. Einzugeben sind immer die Bruttowerte, also inklusive dem Steueranteil.
Die Buchung wird mit dem gründen Häkchen abgeschlossen. Die Liste wird aktualisiert. Bleibt noch ein Teilbetrag offen, wird sowohl der bezahlte als auch der offene Betrag angezeigt. Handelt es sich hingegen um eine Vollzahlung, wird der gesamte offene Posten ausgebucht und standardmäßig in dieser Liste nicht mehr angezeigt. Dies wird jedoch wieder sichtbar, wenn Sie die Option: auch ausgebuchte Positionen am unteren Fensterrand aktivieren. Ausgebuchte Positionen sind durch ein Sternchen am linken Zeilenrand erkennbar.
Zur Erinnerung - eine OP-Buchung kann auch direkt aus der Buchhaltung heraus erfolgen.
Buchung einer Zahlung aus dem Akt heraus:
Eine Zahlung kann auch direkt aus dem Akt, über das Aktenmenü OPs in der Offenen Postenverwaltung eingetragen werden.
Klicken Sie im Aktmenü OPs auf den Button OP-Buchung oder noch besser, gleich mit Rechtsklick auf die Honorarforderung die zu bezahlen ist und Zahlung zu diesem OP. Dadurch wird Ihnen ebenfalls das oben beschriebene Fenster Offene Posten Buchung geöffnet, mit dem Vorteil, dass für die Datenerfassung bereits die Zahlung zur offenen Rechnung bereits voreingestellt ist. Bei OP-Buchung werden die Daten des ersten Mandanten angezeigt, daher ist etwas Vorsicht geboten, wenn die Rechnung, deren Bezahlung gebucht werden soll, ersten Mandanten des Aktes ergangen ist. In diesem Fall müsste vorher der tatsächliche Rechnungsempfänger ausgewählt werden, damit der gesuchte offene Posten gefunden werden kann.