Damit Termine mit mehreren Personen synchronisiert werden können, müssen zunächst die Verbindungen der Personen von Outlook, mit jenen in notarXpert hergestellt werden.
Dazu rufen Sie bitte folgendes Fenster unter Termine/Mitarbeiter mit Outlook-Person verbinden auf:
Betätigen Sie den Button Outlook Person(en) laden und laden Sie alle benötigten Personen (Mitarbeiter) aus Outlook. Im Anschluss markieren Sie bitte in den beiden gegenüberliegenden Auflistungen die zusammengehörenden Personen und verbinden Sie diese mit der Schaltfläche zwischen den beiden Listen. Im unteren Fenster sehen Sie die bereits verbundenen Personen.
Mehr-Personentermine bilden einen Spezialfall in der Synchronisation.
•Eintrag in notarXpert:
Da von einem Arbeitsplatz nicht - bzw. nur in den seltensten Fällen - auf fremde Outlook-Postfächer zugegriffen werden kann, wird ein Mehr-Personentermin über einen Zwischenschritt in fremde Postfächer geschrieben. Alle Mitarbeiter des notarXpert-Termins erhalten automatisch einen Eintrag in der Datenbank, dass ein Termin in ihrem Postfach eingetragen werden soll. Innerhalb einer Minute, bzw. beim nächsten Login, wird dieser Termin dann in das Outlook-Postfach des jeweiligen Mitarbeiters geschrieben.
•Eintrag in Outlook:
Outlook löst Mehr-Personen-Termine über EMail-Verständigungen. Jeder Teilnehmer im Outlook bekommt einen eigenen Termin in Outlook, dieser wird nach notarXpert gespiegelt. Bei einem Termin in Outlook für 10 Mitarbeiter werden somit nach Abschluss der Synchronisierung (nachdem alle Ihre EMail-Einladung angenommen haben) zehn gespiegelte Termine in notarXpert eingetragen sein – für jeden Mitarbeiter ein Termin. Genauso bestehen auch in Outlook in Wirklichkeit zehn gespiegelte Termine.