Diese Funktion soll die Verwaltung z. B.: der Besprechungsräume und auch vom Equipment (zB. Beamer, Laptop, Dienstauto etc.) über Kürzeln direkt im Kalender ermöglichen.
Um künftig zu Konferenzen gleich ein Besprechungszimmer samt benötigtem Equipment gemeinsam mit der Terminerstellung im Kalender reservieren zu können, empfehlen wie diese vorerst in der Datenbank als inaktive Mitarbeiter zu erfassen. Inaktiv deshalb, damit diese bei der aktiven Personensuche nicht als Mitarbeiter mit aufgelistet werden.
Danach ist über Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellungen 33 das Häkchen bei Termin-Kürzel-Definition: Inaktive Mitarbeiter wählbar zu aktivieren.
Als nächster Schritt kann somit über Einstellungen/Termine/Bearbeiten, Sortieren ein Termin definiert oder ein bestehender Termin bearbeitet werden. Insbesondere ist die Einstellung Person für die Termin gesetzt werden soll zu aktivieren, um anschließend über das Drop-Down Menü die gewünschte Mitarbeiter-Auswahl – in dem Fall also z. B.: für Besprechungsräume oder Equipment - zu treffen.
Nachdem diese Einstellung gespeichert wurde, kann man wie gewohnt im Kalender einen neuen Termin erfassen. Wird der definierte Termin mittels Kürzeleingabe erstellt, wird sogleich der dazu definierte Mitarbeiter – welchem die Definition des Besprechungsraumes zugeordnet ist - eingefügt.
Über das grüne Plus-Icon werden auch andere Mitarbeiter zum Termin hinzugefügt und um auch zusätzlich auf die auf inaktiv gesetzten Mitarbeiter zugreifen zu können ist das entsprechende Drop-Down Menü auf Alle umzustellen.
Somit ist ein neuer Termin mit Teilnehmer samt Räumlichkeit und Equipment erfasst und reserviert.