Allgemeines:
In notarXPERT gibt es eigene Menüpunkte (unter Personen in der Toolbar), um einen neuen Mandaten, oder eine neue sonstige Person anzulegen. Grundsätzlich sollten neue Personen immer über den Menüpunkt Person suchen angelegt werden.
Grund: Um doppelte Einträge von Personen zu vermeiden, wird bei der Eingabe des entsprechenden Namens zuerst nachgesehen, ob diese Person nicht schon bereits angelegt wurde.
Vorgehensweise:
Durch Eingabe der Anfangsbuchstaben eines Namens (bei natürlichen Personen immer Nachname zuerst!) werden die jeweils gefundenen Personen angezeigt. Diese Liste wird immer mehr eingeschränkt, je mehr Buchstaben eingegeben werden. Diese Suche wird als inkrementelle Personensuche bezeichnet und ist gleichzeitig auch eine einfache Kollisionsprüfung. Wurde die gesuchte Person nicht gefunden, dh. die Person wird nicht angezeigt und das Anzeigefeld bleibt leer, kann mit + oder der Taste F9 die gewünschte Person angelegt werden.
Wichtig ist, dass Sie vor Drücken des Häkchens oder der Taste F9 in dem Dropdownmenü (im obigen Bild umrandet) den entsprechenden Personentyp der neu anzulegenden Person auswählen.
In der Konfiguration können Sie den Standard-Personentyp voreinstellen. Dies finden Sie unter Einstellungen/Konfiguration/Personen. Hier ist das Häkchen bei Standart-Vorgabewert für den Personentyp zu setzen und der dementsprechende Personentyp (z.B. Mandant, Sonstige Person, etc.) zu wählen.
Wichtig dabei ist, dass man auch bei der Suche den Namen (wenn dieser noch nicht vorhanden ist) ausschreibt (z.B. mustermann max und nicht musterman ma oder musterfirma gmbh und nicht musterfirma gm). Der Grund dafür ist, dass notarXPERT ein Vornamensverzeichnis hat und anhand des Namens automatisch das Geschlecht und die Anrede der Person erkennt (männlich, weiblich) bzw. auch ob es sich um eine juristische Person handelt (GmbH, AG, ...). Die Eingabe der Anrede wird durch die lernfähige Vornamensdatenbank (dz. 6.000 Vornamen) automatisiert; außerdem werden auch die Anfangsbuchstaben von Vor – und Nachname automatisch großgestellt.
