In der Konfiguration (Menüpunkt Einstellungen in der XPERT-Leiste) Benutzereinstellungen/Benutzereinstellungen 24 können Sie eine Ordnerstruktur für eine Aktart im Dokumentenarchiv definieren. Durch diese Funktion kann eine beliebige Tiefe (und Breite) an Ordnern innerhalb des Aktordners vordefiniert werden, die bei der Aktanlage automatisch erstellt werden.
Über die Aktivierung der Funktion Aktordner Struktur definieren gelangen Sie über den drei-Punkte-Button in die Maske für die Definition und können über das grüne-Plus-Icon Ordnerstrukturen für Aktarten festlegen.
Des Weiteren gibt es einen Eintrag Standard der für all die Aktarten herangezogen wird, für die keine Ordnerstruktur angelegt wurde.
Sohin können auch Mitarbeiter, welche nicht mit XPERT arbeiten, von außen Dokumente in die entsprechenden Ordner im XPERT Dokumentenarchiv ablegen, auch wenn zuvor eventuell im Akt noch kein Ordner angelegt wurde.
Hinweis:
Es sind sohin in Akten bereits Unterordner angeführt, auch wenn in diesen noch keine Dokumente enthalten sind.
Weiters haben Dokumente, welche direkt bzw. von außerhalb in die Ordnerstruktur abgespeichert werden, XPERT Zusatzdaten bzw. Metadaten (z.Bsp. Dokumentnummer).
