Anlage einer natürlichen Person
Jede Person muss nur ein einziges Mal angelegt werden und kann gleichzeitig mehrere Personentypen (etwa Mandant und Drittschuldner ) bzw. unterschiedliche Rollen haben. Der Personentyp kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die angezeigte Person) in der (einfachen oder komplexen) Personensuche umgestellt werden.
Anhand eines integrierten Vornamen-Verzeichnisses erkennt XPERT die häufigsten Vornamen, deren Geschlecht und die entsprechende Anrede. Die Vornamen von neu angelegten Personen - welche sich noch nicht in der Datenbank befinden – werden in der Vornamen-Datenbank nebst Geschlechtererkennung und Anrede ebenfalls gespeichert. Dieser Lernalgorithmus dient dazu, dass auch neue Vornamen korrekt zugewiesen werden und die Geschlechtsauswahl weiters hinfällig wird.
Vorsicht: die Änderung des Personentyps kann NICHT rückgängig gemacht werden.
Zu jeder Person können mehrere Adressen, Telefonnummern, Faxnummern oder Emaildressen erfasst werden (jeweils 25 pro Typ). Die Hauptinformation, also z.B. Hauptadresse, wird durch Anhaken markiert.
Mit einem Rechtsklick in die Personendaten können Sie diese ergänzen.
Sie können hier:
•den jeweiligen Eintrag löschen
•einen neuen Eintrag erstellen
•eine neue Adresse hinzufügen
•eine neue Telefonnummer hinzufügen
•eine neue Faxnummer hinzufügen
•eine neue E-Mail Adresse hinzufügen
•weitere Angaben hinzufügen
Über das DropDown-Feld Typ haben Sie ebenfalls folgende Möglichkeiten:
Auf der rechten Seite können Sie neue Felder hinzufügen, indem Sie in das letzte Feld klicken und dann mit der Taste TAB in das nächste Feld springen.
Folgende Möglichkeiten haben Sie dann:
Ebenfalls kann pro Information die outlookkompatible Art eingestellt werden. Diese Einstellung für Outlookkompatibilität ist unter Einstellungen/Konfiguration/Telefonie vorzunehmen. Im Reiter Allgemein sind die Häkchen bei Beschränkung der Telefonkategorien für Outlooksynchronisation und Telefonnummern-Kategorie im Programm anzeigen zu setzen.
In der u.a. Personenmaske können alle bekannten Daten der anzulegenden Person eingegeben werden.
Mittels der Tabulatortaste kann durch die einzelnen Felder navigiert werden. Das Speichern des einzelnen Datensatzes funktioniert entweder mit der Taste F12 oder Klick auf den Speicherbutton.
Mit ESC kann die jeweils vorgeschlagene Zeile (etwa Faxnummer) übersprungen werden. Alternativ kann direkt das benötigte Feld (etwa ganz unten EMail) mit Doppelklick geöffnet werden. Auch die Bearbeitung einer bestehenden Information erfolgt mit Doppelklick.
Im rechten Teil der Maske finden sich weitere Standardfelder wie Geburtsdatum, SVNr. oder Beruf. Zusätzliche Felder (rund 20) wie Staatsbürgerschaft, Geburtsland, UID-Nummer, DVR-Nummer sind möglich, werden aber erst bei Bedarf angezeigt. Dazu klicken Sie auf den freien Bereich unterhalb des Feldes UIDNr-Prüfdat, und wählen in der neu angezeigten Zeile aus dem Dropdownmenü den entsprechenden Eintrag.
Besonderheit:
EMail: Im Feld EMail wird ein @ Zeichen alternativ zu AltGr + Q durch die Leertaste erzeugt.
Briefanrede: Standardmäßig wird bei der Erstellung von Briefen die Formel Sehr geehrter Herr/Frau... eingesetzt. Das Feld Briefanrede ist dafür zuständig, dass eine persönliche Briefanrede möglich ist.
Briefgruß: Auch hier kann der Gruß abweichend vom Standardgruß personalisiert werden.
Anmerkung: Das Feld Anmerkung hat nur informativen Charakter.
Betreff: Hier kann man in XPERT einer Person einen Betreff zuordnen, der in allen Akten verwendet wird. Dieser Betreff scheint in den Dokumenten nur dann auf, wenn weder ein Aktbetreff noch ein aktspezifischer Personenbetreff vorhanden ist. Wurde in der Konfiguration unter Benutzereinstellung 12 ein Häkchen bei der Einstellung Auswahl von Akt- und Personenbetreff zulassen gesetzt, dann wird man bei der Dokumenterstellung gefragt welchen Betreff man verwenden möchte.
Personenordner (Icon mit dem Ordner):
Für jede Person kann XPERT automatisch einen sog. Personenordner anlegen, in dem z.B. bei natürlichen Personen eine Kopie des Reisepasses, ein Exekutionsregisterauszug, Führerschein etc. oder bei juristischen Personen ein Firmenbuchauszug etc. abgelegt werden kann.
Personen sind jederzeit ergänzbar bzw. änderbar. Diese Daten sind sofort in allen Akten, in welchen diese Person zugeordnet wurde, ersichtlich.
Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) kann an die gewählte Person, bzw. auch Ansprechpartner bei Firmen ein Dokument oder ein Mail erstellt werden, bzw. diese Person angerufen werden. (Notwendig dazu sind die entsprechenden Zusatzmodule).
Beschreibung der einzelnen Reiter:
Vorschau: In der Vorschau sieht man alle zu der betreffenden Person zugeordneten Personen, wie z.B. Ansprechpersonen oder den Ehepartner.
Beteiligt an: Hier kann man die Person einem Unternehmen zuordnen, z.B. Person ist Gesellschafter der XPERT Business Solutions (auch diese Person kann hier an dieser Stelle angelegt werden, ist sie hingegen schon vorhanden, kann sie einfach zugeordnet werden).
Ausweis: Hier können Sie Ausweisdaten eingeben und diese sind damit der Person zugeordnet.
Abrechnung: Hier kann man u.a. Kontodaten der Person angeben. Aber auch die verschiedensten Einstellungen zum Thema Abrechnungen sind hier möglich.
Stundensätze/Mitarbeiter: Zu jedem Mitarbeiter kann ein Stundensatz eingetragen werden, der vom Standardstundensatz dieses Mitarbeiters abweicht. Dieser abweichende Stundensatz wird dann in allen Akten vorgeschlagen, wo diese betreffende Person Mandant ist. Auch kann hier eine personalisierte Grußformel für jeden Mitarbeiter eingetragen werden, die von der Standardgrußformel abweicht. Diese Grußformel gilt, wenn im Namen dieses Mitarbeiters ein Brief an diese Person erstellt wird, sie hat daher eine höhere Priorität als die zur Person eingetragene Grußformel und die für alle Personen gültigen Grußformeln.
ref%
Durch Eintragung eines Wertes im Feld ref% kann eine Person einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Mandanten/Mitarbeiter Zugehörigkeit wird in der Kompelxen Personensuche gefiltert.
Weiters besteht die Möglichkeit dieses Feld als Pflichtfeld zu definieren.
Die diesbezügliche Einstellung finden Sie unter Einstellungen/Konfiguration/Benutzereinstellung 35/ref % als Pflichtfeld in Person.
Wird dann entweder eine Person neu angelegt oder werden bei einer bestehenden Person Änderungen vorgenommen, wird beim Speichern geprüft, ob mindestens ein Wert in dieser Spalte vorhanden ist.
Familienstand: In diesem Reiter kann der konkrete Familienstand eingetragen sowie der Ehepartner zugeordnet werden.
In den Personendaten der hier hinzugefügten Person wird automatisch der Ehepartner hinzugefügt. Wird das Eheverhältnis bei einer dieser Personen gelöscht oder deaktiviert, erfolgt die Löschung auch beim anderen Ehepartner.
Der Standardwert einer neu angelegten Person lautet keine Angaben.
Benutzerdefinierte Felder (XPERT-Lizenz Vertragsmodul): Hier können noch zusätzliche Felder für die Person angelegt werden z. B. Vereinszugehörigkeit, Vertretungsbefugnis (Der Geschäftsführer vertritt selbstständig, Der Geschäftsführer vertritt gemeinsam mit einem weiteren Geschäftsführer.....)
Zugeordnete Personen: Hier kann man z. B. die Rechtschutz-Versicherung zuordnen.
Ansicht der Personendaten z. B. Beruf:
Zusätzlich zur Ansicht in der geöffneten Personenmaske wird z.B der Beruf auch im Akt in der Ansicht der Personendaten angezeigt, wenn der Aktmenü-Reiter Mandant etc. über das Aktmenü aufgerufen wird.
