Wenn Sie eine Person (beispielsweise in einem Akt) mit der rechten Maustaste anklicken und Dokument erstellen wählen,
können Sie ident zur Funktion Emails senden (Workflowmodul), bereits im Voraus bestimmen, mit welchem Speichernamen und in welchem Unterordner des Dokumentenarchives das Dokument gespeichert werden soll. Ebenso können Sie ein zugehöriges Leistungskürzel vorgeben und bestimmen für welchen Mitarbeiter automatisch eine zugehörige Leistung erfasst werden soll. Gegebenenfalls können Sie sogar bereits eine Zeitangabe machen, sodass nach der Dokumenterstellung kein weiterer Schritt mehr erforderlich ist.
Weitere, im Nachhinein noch zu erfassende Zeitangaben können über die Funktion der Dokumentzuordnung über den Magic Button erfasst werden. Hierbei wird ebenfalls erkannt, dass die Datei bereits besteht, um dann beispielsweise eine Versionierung der Datei zu erstellen.
Oder aber durch eigene Definition eines Hotkeys über Einstellungen/Konfiguration/Hotkey 2/verbundene Leistung des aktuellen Word-Dokumentes öffnen und Dokument speichern. Mit diesem Hotkey öffnet sich die mit dem Dokument verknüpfte Leistung, in welcher Sie die bereits erfasste Zeit manipulieren können - mittels grünem Häkchen (F12) verspeichern Sie dann gleichzeitig die Leistung und das zugeordnete Dokument.
Wenn Sie unter Vorlage eine Dokumentvorlage wählen, die bereits über ein Leistungskürzel einer Dokumentart zugeordnet ist, wird – sobald Sie die Option Dokument in Akt speichern aktivieren - die zugehörige Dokumentart, der konfigurierte Unterordner im Dokumentenarchiv und gegebenenfalls auch der automatische Speichername bereits automatisch vorgeschlagen.
Diese Funktion steht nicht nur auf Aktebene, sondern auch über die einfache und komplexe Personensuche, den Kommunikationsmanager oder etwa mittels Icon in der Toolbar (neues Dokument erstellen), usw. zur Verfügung, sobald Sie eine in der Suche gefundene Person mit der rechten Maustaste anklicken und Dokument erstellen wählen. Um diesen Bereich optimal nutzen zu können, ist die Eintragung einer Aktenzahl erforderlich!